Microsoft  Excel

Содержание:

1. О продукте


Возможности Microsoft Excel


2. Новые ключевые возможности Microsoft Excel

3. Дополнительные новые возможности Microsoft Excel


4.  Специальные возможности в Microsoft Excel


Технические характеристики и компоненты Microsoft Excel


5. Технические характеристики и ограничения Microsoft Excel

6. Компоненты, устанавливаемые вместе с Microsoft Excel


Настройка Microsoft Excel


7. Настройка элементов окна программы

8. Изменение значений по умолчанию и настроек

9.  Настройка панелей инструментов и меню

10. Настройка параметров запуска Microsoft Excel

11. Использование надстроек и дополнительных компонентов

12. Разрешение вопросов, связанных с настройкой приложения Microsoft Excel


Управление и печать файлов


13. Создание и открытие книг

14. Поиск и предварительный просмотр файлов

15. Настройка свойств файлов

16. Печать файлов

17. Сохранение и закрытие файлов

18. Преобразование файлов в формат Microsoft Excel и обратно

19. Работа с шаблонами

20. Разрешение вопросов, связанных с управлением и печатью файлов


Работа с книгами и листами


21. Управление листами

22. Размещение окон и просмотр листов

23. Сохранение настроек отображения и печати как представления

24. Разрешение вопросов при работе с книгами и листами


Работа с данными на листах


25. Ввод данных

26. Выбор данных

27. Редактирование данных на листе

28. Копирование и перемещение данных

29. Проверка орфографии

30. Использование буфера обмена Microsoft Office

31. Форматирование листов

32. Использование границ и заливки

33. Использование условных форматов

34. Изменение размера ячеек и положения текста

35. Использование числовых форматов

36. Использование стилей

37. Работа с текстом и данными

38. Отбор

39. Сортировка

40. Проверка записей в ячейках

41. Разрешение вопросов, связанных с данными на листах


Использование Microsoft Excel  при работе в Интернете


42. Публикация данных Microsoft Excel в Интернете

43. Загрузка и анализ данных из Интернета

44. Работа с гиперссылками

45. Работа с веб-папками

46. Автоматизация содержимого веб-страниц

47. Работа с файлами и узлами FTP

48. Разрешение вопросов по использованию Microsoft Excel при работе в Интернете


Импорт данных


49. Импорт данных

50. Работа с данными OLAP

51. Создание и выполнение запросов

52. Настройка Microsoft Query и источников данных

53. Работа с внешними данными на листе

54. Разрешение вопросов, связанных с внешними данными


Анализ и управление данными


55. Автоматический расчёт итоговых данных

56. Структуризация данных

57. Консолидация данных

58. Анализ данных с помощью свободных таблиц и отчётов

59. Создание и удаление свободных таблиц и отчётов

60. Настройка вида и разметки свободных таблиц

61. Печать свободных таблиц

62. Создание свободных таблиц с помощью групповых операций и формул

63. Извлечение и обновление данных

64. Выполнение анализов "что-если" для данных на листах

65. Анализ таблиц данных

66. Процедура поиска решения

67. Работа со сценариями

68. Разрешение вопросов, связанных с анализом и управлением данными


Создание и использование форм


69. Создание и использование форм

70. Создание форм

71. Использование форм

72. Разрешение вопросов, связанных с созданием и использованием форм


Создание и исправление формул


73. Создание формул

74. Использование ссылок

75. Формулы массивов

76. Имена и заголовки

77. Условные формулы

78. Формулы даты и времени

79. Математические формулы

80. Текстовые формулы

81. Формулы сравнения

82. Финансовые формулы

83. Создание связей

84. Управление расчётами

85. Исправление формул

86. Работа с Евро

87. Разрешение вопросов, связанных с созданием и исправлением формул


Работа с функциями


88. Справка по функциям

89. Внешние функции

90. Инженерные функции

91. Информационные функции

92. Логические функции

93. Математические функции

94. Статистические функции

95. Текстовые функции и функции обработки данных

96. Финансовые функции

97. Функции баз данных

98. Функции даты и времени

99. Функции просмотра


Работа с рисунками и диаграммами


100. Работа с рисунками и диаграммами

101. Создание фигур, линий, полулиний и других графический объектов

102. Форматирование графических объектов

103. Добавление текста и особых текстовых эффектов

104. Группировка, выравнивание и перемещение графических объектов

105. Работа с импортированными рисунками и картинками

106. Работа со схемами и организационными диаграммами

107. Разрешение вопросов, связанных с графическими объектами и рисунками


Работа с диаграммами


108. Создание диаграмм

109. Отображение диаграмм

110. Работа с маркерами данных, подписями значений и текстом

111. Редактирование данных в диаграмме

112. Планки погрешностей и линии тренда

113. разрешение вопросов , связанных с диаграммами


Система безопасности


114. Защита от вирусов

115. Цифровые подписи и сертификаты

116. Защита книг и листов

117. Обеспечение конфиденциальности

118. Разрешение вопросов, связанных с безопасностью


Совместная работа


119. Работа с общими книгами

120. Отправка данных на рецензию

121. Отслеживание изменений

122. Пометка и просмотр изменений

123. Слияние книг

124. Работа с примечаниями

125. Работа с обсуждениями

126. Проведение собраний по сети

127. Взаимодействие Microsoft Excel и Lotus Notes

128. Разрешение вопросов, связанных с совместной работой


Доступ к данным совместно с другими программами


129. Доступ к данным совместно с другими программами

130. Обмен данными между Microsoft Excel, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint

131. Обмен данными между Microsoft Excel и Microsoft Access

132. Взаимодействие между Microsoft Excel  Microsoft outlook

133. Разрешение вопросов, связанных с совместным доступом к данным


Рукописный текст и речь


134. Распознание рукописного текста и речи

135. Обработка рукописного текста

136. Распознавание рукописного текста на восточно-азиатских языках

137. Обработка речи

138. Разрешение вопросов, связанных с распознаванием рукописного текста и речи


Смарт-теги


139. Использование смарт-тегов

140. Разрешение вопросов, связанных со смарт-тегами


Автоматизация задач


141. Работа с макросами

142. Разрешение вопросов, связанных с автоматизацией задач

 

Создание и удаление свободных таблиц и отчётов

Исходные данные сводной таблицы и сводной диаграммы

При создании сводной таблицы или отчета сводной диаграммы можно использовать различные типы исходных данных.

Списки или базы данных Microsoft Excel

Можно использовать данные из рабочего листа Excel как основу для создания отчета. Данные должны быть в формате списка и содержать в первой строке подписи столбцов, остальные строки должны содержать подобные объекты в одном столбце, исключая пустые строки и столбцы внутри диапазона данных. Excel использует подписи столбцов для имен полей в отчете.

Автоматическое выделение источника данных.   Перед запуском мастера сводных таблиц и диаграмм щелкните ячейку. В диалоговом окне мастера будет указана ссылка на весь список.

Использование именованных диапазонов.   Чтобы отчет было легче обновлять, присвойте имя исходному диапазону и используйте это имя при создании отчета. Если в именованный диапазон добавляются новые данные, можно обновить отчет для включения новых данных.

Использование фильтрованных данных.   Excel игнорирует любые фильтры списка, созданные в меню Данные, подменю Фильтр. Чтобы создать отчет, содержащий только фильтрованные данные, используйте команду Расширенный фильтр для извлечения данных в другое место листа, а затем создайте отчет.

Включение итогов.   В отчете сводной таблицы автоматически создаются общие и промежуточные итоги. Если исходный лист содержит промежуточные и общие итоги, созданные в меню Данные командой Итоги, воспользуйтесь этой командой, чтобы удалить их перед созданием отчета.

Внешние источники данных

Чтобы обобщить и проанализировать данные не Microsoft Excel, такие как записи продаж компании, можно получить данные из внешних источников, включая базы данных, текстовые файлы и узлы Интернета.

Необходимые условия получения данных.   Чтобы получить данные с веб-узла, нужна связь с интрасетью или Интернетом.

Чтобы получить другие типы внешних данных, следует установить Microsoft Query и соответствующие драйверы (ODBC) или источников данных. Query предоставляет драйверы для многих типов внешних данных, включая Microsoft SQL Server, Microsoft Access и базы данных текстовых файлов.

Использование мастера сводных таблиц и диаграмм.   С помощью данного мастера можно получать любые данные, а также создавать источники данных, запускать имеющиеся запросы и создавать новые.

На втором шаге мастера запускается Microsoft Query. Появляется возможность использовать все компоненты Microsoft Query: можно выбрать существующие исходные данные (запрос, исходные данные куба OLAP) или создать новые. Можно, руководствуясь мастером, выбрать нужные данные и вернуться в сводную таблицу (диаграмму) или обобщить данные непосредственно в Microsoft Query. По окончании работы с Microsoft Query активизируется мастер сводной таблицы и диаграммы.

Использование других методов Microsoft Excel.   В следующих ситуациях перед созданием отчетов сводной таблицы или сводной диаграммы отправьте их в Microsoft Excel.

  • Веб-запросы.   Чтобы получить данные из Интернета, создайте или запустите веб-запрос, а затем расположите отчет из запроса в диапазоне рабочего листа.

  • Параметрические запросы.   Чтобы использовать параметрические запросы для получения данных, создайте или запустите параметрический запрос, а затем расположите отчет из запроса в диапазон рабочего листа.

  • Шаблоны отчетов и файлы запросов.   Чтобы открыть файл запроса (.dqy) или использовать шаблон отчета (.xlt), который еще не включен в отчет сводной таблицы, сначала откройте файл запроса или шаблон. Поместите отчет запроса или шаблона в диапазон рабочего листа.

  • Файлы ODC (Office data connection — подключение к данным Microsoft Office).   Чтобы использовать файл ODC, откройте его в Microsoft Excel. После этого есть два пути. Первый — можно импортировать данные непосредственно в отчет сводной таблицы. Второй — импортировать данные на рабочий лист и разместить отчет в его диапазоне.

Исходные данные OLAP.   Когда данные извлекаются из базы данных OLAP или файла куба, они могут быть переданы в Microsoft Excel только как отчет сводной таблицы. Можно создать отчеты сводных диаграмм по этому отчету сводной таблицы. Microsoft Query используется как средство задания источника данных для доступа к базе данных.

Несколько диапазонов консолидации

Если есть несколько списков с одинаковыми категориями данных и необходимо их объединить, то одна из возможностей объединения — это использование сводной таблицы или отчета сводной диаграммы. Excel также обеспечивает другие способы консолидации, включая формулы с трехмерными ссылками и команду Консолидация меню Данные, которые работают со списками любого формата и разметки.

Настройка источников данных.   Каждый диапазон данных должен быть представлен в формате списка и содержать подписи столбцов в первой строке, а подписи строк в первом столбце; в соответствующих столбцах и строках должны быть одинаковые элементы, исключая пустые строки и столбцы внутри диапазона. Списки и рабочие листы должны иметь совпадающие имена элементов строк и столбцов, по которым требуется подводить общие итоги. При указании данных для отчета не включайте в них итоговые строки и столбцы из источников данных.

Использование именованных диапазонов.   Чтобы отчет было легче обновлять, присвойте имя каждому исходному диапазону и используйте это имя при создании отчета. Если в именованный диапазон добавляются новые данные, можно обновить отчет для включения новых данных.

Поля страницы при консолидации.   При консолидации используются дополнительные поля страниц, содержащие элементы, которые представляют один или несколько исходных диапазонов. Например, если консолидируются бухгалтерские данные по нескольким отделам («Маркетинг», «Сбыт» и «Производство»), в поле страницы могут находиться элементы, представляющие каждый отдел и их комбинацию.

После установки переключателя в положение в нескольких диапазонах консолидации  на первом шаге мастера сводных таблиц и диаграмм, можно выбрать тип поля страницы.

  • Одно поле страницы.   Для включения одного поля страницы с элементом для каждого диапазона исходных данных и элементом, консолидирующем все диапазоны, на втором шаге мастера нажмите Создать одно поле страницы.

  • Несколько полей страниц.   Можно создать четыре поля страницы и назначить собственные имена исходным данным, что позволит создавать частичную или полную консолидацию. Например, в одном поле можно консолидировать «Маркетинг» и «Сбыт», в другом - все три подразделения. Вы можете объединить данные всех диапазонов, создав консолидацию без полей страницы. Для этого на шаге 2а мастера нажмите Создать поля страницы, а на шаге 2б создайте поля страницы и назначьте диапазоны как элементы.

Другой отчет сводной таблицы

При создании нового отчета сводной таблицы или сводной диаграммы Microsoft Excel сохраняет данные для отчета в файле рабочей книги, так как каждый новый отчет требует дополнительной памяти и дискового пространства. Однако при использовании существующего отчета для создания нового в той же рабочей книге оба отчета используют одну копию данных. Из-за повторного использования области хранения размер файла рабочей книги уменьшается и меньше данных хранятся в памяти.

Требования к размещению.   Для использования отчета сводной таблицы при создании другого отчета сводной таблицы или сводной диаграммы оба отчета должны находиться в одной книге. Если исходный отчет расположен в другой книге, скопируйте его в книгу, в которой будет располагаться новый отчет. Отчеты сводных таблиц и сводных диаграмм в разных книгах используют разные промежуточные данные в памяти и в файле книги, поэтому эти отчеты обновляются по отдельности.

Параметры поля страницы.   Исходная таблица не может содержать поля страниц, в которых устанавливается запрос к внешним данным при выборе элемента поля. На шаге 2 мастера не появляются отчеты с этой установкой. Для ее проверки дважды щелкните каждое поле страницы, нажмите Дополнительные, и убедитесь, что выбран Извлекать внешние данные для всех полей.

Изменения влияют на оба отчета.   При обновлении данных в новом отчете также обновляются данные в исходном отчете, и наоборот. То же самое при группировке и разгруппировке элементов. Создание вычисляемых полей или вычисляемых элементов также влияет на оба отчета.

Отчеты сводных диаграмм.   Отчет сводной таблицы или сводной диаграммы можно создать на основе отчета другого отчета сводной таблицы, но не на основе другого отчета сводной диаграммы. Тем не менее, связанный отчет сводной таблицы создается из тех же данных, что и отчет сводной диаграммы, поэтому новый отчет можно создавать на основе связанного отчета.

Изменения в отчете сводной диаграммы влияют на связанный отчет сводной таблицы, и наоборот. Если нужна возможность изменения макета или отображения данных без соответствующих изменений другого отчета, создайте новый отчет сводной таблицы, основанный на тех же исходных данных, что и отчет сводной диаграммы (а не на основе связанного отчета сводной таблицы).

Списки сводных таблиц в Интернете.   Можно экспортировать список сводных таблиц из веб-обозревателя в Excel и сохранить как отчет сводной таблицы. Новый отчет сводной таблицы и список сводных таблиц используют одни исходные данные, но связь между списком и отчетом не поддерживается.

Изменение исходных данных существующего отчета

Изменения в исходных данных могут привести к тому, что для анализа будут доступны другие данные. В сводную таблицу или отчет сводной диаграммы можно включить новые данные, отвечающие первоначальной спецификации исходных данных, путем обновления отчета.

Чтобы включить дополнительные или другие данные, надо переопределить исходные данные для отчета. Если данные существенно отличаются, будет проще создать новый отчет.

Отображение обновленных данных.   Обновление отчета может отразиться на отображаемых данных. Для отчетов, основанных на списках рабочего листа, Microsoft Excel извлекает новые поля из исходного диапазона или указанного именованного диапазона. Для отчетов, основанных на внешних данных, Excel извлекает новые данные, отвечающие условиям соответствующего запроса или доступные в кубе OLAP. Все новые поля отображаются в списке и могут быть добавлены в отчет.

Включение других исходных данных Microsoft Excel.   Для отчетов, основанных на данных Excel, можно запустить мастер сводных таблиц и сводных диаграмм, вернуться ко второму шагу и переопределить исходный диапазон на включение других данных.

Изменение запроса для извлечения других исходных данных.   Если во внешней базе данных становятся доступными новые поля или если требуется выбрать другие внешние данные для отчета, запустите мастер сводных таблиц и сводных диаграмм, вернитесь ко второму шагу и нажмите кнопку Получить данные, чтобы запустить Microsoft Query. В Microsoft Query можно изменить запрос и выбрать другие данные.

Изменение создаваемых кубов OLAP.   Отчеты, основанные на данных OLAP, имеют доступ ко всем данным в кубе. Если создан файл автономного куба, содержащий набор данных в кубе сервера, можно использовать команду Автономный режим OLAP в меню Сводная таблица для изменения файла куба, чтобы он содержал другие данные с сервера. Если используется Мастер куба OLAP для определения куба из другой базы данных, нельзя добавить поля из исходной базы данных, но можно использовать мастер для удаления полей или перегруппировки куба. Можно добавить в оба типа кубов последние данные из куба сервера или из исходной базы данных путем обновления отчета, основанного на кубе.


Преобразование отчета сводной диаграммы в статическую диаграмму

  1. Найдите и выберите отчет сводной таблицы, связанный с отчетом сводной диаграммы.

    Инструкции

    Этот отчет называется так же, как и отчет сводной диаграммы. Чтобы узнать его имя, выполните следующие действия.

    1. Щелкните отчет сводной диаграммы.

    2. На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сводная диаграмма.

    3. Выберите команду Параметры и запишите имя, указанное в поле Имя.

    4. Проверьте все отчеты сводной таблицы в книге, нажмите на панели инструментов Сводные таблицы кнопку Сводная таблица, выберите команду Параметры таблицы и проверьте, такое же имя указано в поле Имя или нет.

  2. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводные таблицы, а затем — команду Таблица целиком.

  3. Нажмите клавишу DEL.

Совет

При отсутствии ценных данных в отчете сводной таблицы можно удалить лист целиком вместо удаления одного отчета. Для этого выберите в меню Правка команду Удалить лист.


Создание диаграммы из данных в отчете сводной таблицы

Данная процедура создает обычную, неинтерактивную диаграмму, а не отчет сводной диаграммы.

  1. В отчете сводной таблицы выберите данные, которые требуется использовать в диаграмме. Чтобы включить кнопки полей и данные в первую строку и столбец отчета, начните выделение правого нижнего угла выбранных данных.

  2. Нажмите кнопку Копировать .

  3. Выделите ячейку в пустой области.

  4. В меню Правка выберите команду Специальная вставка.

  5. Выберите Значения, а затем нажмите кнопку OK.

  6. Нажмите кнопку Мастер диаграмм и следуйте инструкциям мастера для создания диаграммы.


Создание отчета сводной диаграммы

Создание отчета сводной диаграммы на основе отчета сводной таблицы

Выполните одно из следующих действий.

Создайте стандартную диаграмму за один шаг

  • Щелкните отчет сводной таблицы, а затем вызовите Мастер диаграмм .

Используйте мастер диаграмм для создания настраиваемой диаграммы

  1. Выберите ячейку вне отчета сводной таблицы, не прилегающую к этому отчету.

  2. Нажмите кнопку Мастер диаграмм .

  3. Выберите тип диаграммы на шаге 1 мастера. Не могут быть использованы точечная, пузырьковая и биржевая диаграммы.

  4. На шаге 2 мастера выберите отчет сводной таблицы, чтобы ссылка в поле Диапазон данных включала весь диапазон отчета сводной таблицы.

  5. Следуйте дальнейшим инструкциям мастера диаграмм.

Создание отчета сводной диаграммы на основе других данных

При создании отчета сводной диаграммы Microsoft Excel в той же книге создает связанный отчет сводной таблицы, чтобы предоставить для диаграммы исходные данные.

  1. Если отчет основан на веб-запросе, запросе с параметрами, шаблоне отчета, ODC-файле или файле запроса, отправьте данные в книгу, а затем стройте отчет на основе диапазона рабочего листа, содержащего извлеченные данные. Или, если результаты запроса появились в отчете сводной таблице вместо диапазона рабочего листа, щелкните Мастер диаграмм , а затем выполните следующие шаги, чтобы создать отчет.

    Если отчет создается на основе списка Microsoft Excel или базы данных, выберите мышью ячейку списка или базы данных.

  2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

  3. На шаге 1 мастера сводных таблиц и диаграмм, выберите используемый тип исходных данных, а затем в поле Вид создаваемого отчета выберите пункт Сводная диаграмма (со сводной таблицей).

  4. Следуйте инструкциям на шаге 2 мастера.

  5. На шаге 3 мастера укажите место размещения связанного отчета сводной таблицы. Затем выберите способ создания отчета сводной диаграммы: вручную на экране или с помощью мастера.

    Обычно можно создавать отчет вручную на экране. Используйте мастер для создания отчетов, если ожидается медленное извлечение внешних исходных данных или требуется установить поля страниц, чтобы извлекать данные постранично. Попробуйте создать отчет на экране, при необходимости можно вернуться в мастер.

  6. Выполните одно из следующих действий.

    Создайте отчет на экране

    1. Из окна Список полей сводной таблицы перетащите поля, нужные для отображения на оси категорий, в область сводной диаграммы с надписью «Перетащите сюда другие поля категорий».

      Если список полей не отображается, щелкните внутри структуры областей и при необходимости нажмите кнопку Показать список полей на панели инструментов Сводные таблицы.

      Чтобы просмотреть доступные в полях уровни сведений, рядом с полем щелкните знак плюс .

    2. Поля, которые должны отображаться как ряды (элементы, отображаемые в легенде), перетащите в область с надписью «Перетащите сюда другие поля рядов».

    3. Поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащите в область с надписью «Перетащите сюда поля страниц».

    4. Поля, содержащие данные, которые требуется сравнить или измерить, перетащите в область с надписью «Перетащите сюда элементы данных».

      В эту область могут быть перемещены только поля, имеющие значок или .

    5. Для изменения расположения полей перетащите их из одной области в другую. Для того чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета сводной диаграммы.

    Примечание.   Если при создании отчета данные появляются слишком медленно, нажмите кнопку связанный отчет сводной таблицы для отчета сводной диаграммы, а затем нажмите кнопку Всегда отображать элементы на панели инструментов Сводные таблицы, чтобы отключить изображение первоначальных данных. Если передача не ускорилась или появляются сообщения об ошибках, щелкните связанный отчет сводной таблицы для отчета сводной диаграммы, в меню Данные выберите команду Сводная таблица, а затем создайте отчет с помощью мастера.

    Создание отчета с помощью мастера

    Чтобы снова запустить мастер, в меню Данные выберите команду Сводная таблица.

    1. На шаге 3 мастера нажмите кнопку Макет.

    2. Из группы кнопок полей справа перетащите поля, которые нужно отобразить на оси категорий, в область диаграммы СТРОКА.

    3. Перетащите поля, которые нужно представить как ряды (элементы отображаемые в легенде), в область диаграммы СТОЛБЕЦ.

    4. Поля, содержащие данные, которые требуется сравнить или измерить, перетащите в область ДАННЫЕ.

    5. Поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащите в область СТРАНИЦА.

      Если требуется постраничное получение внешних данных для работы с большим количеством исходных данных, дважды щелкните кнопкой мыши на поле страницы, нажмите кнопку Дополнительные, выберите параметр Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента, а затем дважды нажмите OK.

    6. Для изменения расположения полей перетащите их из одной области в другую. Некоторые поля могут использоваться только в определенных областях. Поле не появится в области, в которой оно не может быть использовано.

    7. Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы диаграммы.

    8. Создав отчет, нажмите кнопку OK, а затем кнопку Готово.

    9. При желании можно обобщить диаграмму, изменив ее тип и параметры.

      Инструкции

      1. Щелкните на листе диаграммы.

      2. Запустите Мастер диаграмм и выберите тип диаграммы.

      3. Нажмите кнопку Далее и выберите нужные параметры для заголовков, осей, линий сетки, легенды, подписей данных и таблицы данных.

Совет

Если отображение связанного отчета сводной таблицы для отчета сводной диаграммы не требуется, его можно скрыть. Щелкните на рабочем листе, содержащем отчет сводной таблицы, в меню Формат выберите команду Лист, а затем нажмите кнопку Скрыть


Создание отчета сводной таблицы

  1. Откройте книгу, в которой требуется создать отчет сводной таблицы.

    • Если отчет создается на основе веб-запроса, запроса с параметрами, шаблона отчета, odc-файла или файла запроса, извлеките данные в книгу, а затем выделите ячейку в списке Microsoft Excel, содержащем извлекаемые данные.

      Если данные извлекаются из базы данных OLAP или средства подключения к данным Microsoft Office возвращают данные в виде пустого отчета сводной таблицы, выполните шаг 6, описанный ниже.

    • Если отчет создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

  2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

  3. На шаге 1 выполнения мастера сводных таблиц и диаграмм установите переключатель Вид создаваемого отчета в положение Сводная таблица.

  4. Следуйте инструкциям на шаге 2 мастера.

  5. Следуйте инструкциям на шаге 3 мастера, затем выберите способ создания отчета: вручную или с помощью мастера.

    Обычно можно создавать отчет вручную, что и рекомендуется делать. Используйте мастер для создания отчетов, только если ожидается медленное извлечение внешних исходных данных или требуется установить поля страниц, чтобы извлекать данные постранично. Попробуйте создать отчет вручную, при необходимости можно вернуться в мастер.

  6. Выполните одно из следующих действий.

    Создание отчета вручную

    1. Из окна Список полей сводной таблицы перетащите поля с данными, которые требуется отобразить в строках, в область перетаскивания с надписью «Перетащите сюда поля строк».

      Если список полей не отображается, щелкните рамку областей перетаскивания сводной таблицы и убедитесь, что кнопка Показать список полей нажата.

      Чтобы просмотреть доступные в полях уровни сведений, щелкните рядом с полем.

    2. Поля с данными, которые должны отображаться в столбцах, перетащите в область перетаскивания с надписью «Перетащите сюда поля столбцов».

    3. Поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, перетащите в область с надписью «Перетащите сюда элементы данных».

      В эту область могут быть перемещены только поля, имеющие значок или .

      При добавлении нескольких полей данных их можно разместить в определенном пользователем порядке: щелкните правой кнопкой мыши поле данных, в контекстном меню выберите команду Порядок и используйте команды меню Порядок для перемещения полей.

    4. Поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащите в область с надписью «Перетащите сюда поля страниц».

    5. Для изменения расположения полей перетащите их из одной области в другую. Для того чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета сводной таблицы.

      Для того чтобы скрыть границы области перетаскивания, щелкните ячейку за пределами отчета сводной таблицы.

    Примечание.   Если при создании отчета данные появляются слишком медленно, нажмите кнопку Всегда отображать элементы на панели инструментов Сводная таблица, чтобы отключить изображение первоначальных данных. Если передача не ускорилась или появляются сообщения об ошибках, нажмите Сводная таблица в меню Данные, и создайте отчет с помощью мастера.

    Создание отчета с помощью мастера

    Чтобы снова запустить мастер, в меню Данные выберите команду Сводная таблица.

    1. На шаге 3 мастера нажмите кнопку Макет.

    2. Из группы кнопок полей, расположенной справа, перетащите нужные поля в области диаграммы СТРОКА и СТОЛБЕЦ.

    3. Поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, перетащите в область ДАННЫЕ.

    4. Поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащите в область СТРАНИЦА.

      Если требуется постраничное получение данных для работы с большим количеством исходных данных, дважды щелкните кнопкой мыши поле страницы, нажмите кнопку Дополнительные, выберите параметр Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента, а затем дважды нажмите OK (этот параметр недоступен для некоторых видов исходных данных, включая базы данных OLAP и средства подключения к данным Microsoft Office).

    5. Для изменения расположения полей перетащите их из одной области в другую. Некоторые поля могут использоваться только в определенных областях. Поле не появится в области, в которой оно не может быть использовано.

    6. Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы диаграммы.

    7. Получив нужный макет, нажмите кнопку OK, а затем кнопку Готово.


Выбор другого источника данных для сводной таблицы или отчета сводной диаграммы

Если данные в отчет сводной таблицы возвращены непосредственно из ODC-файла или этот отчет создан на основе источника данных OLAP, в этом отчете нельзя использовать другой источник данных.

  1. Выделите отчет сводной таблицы. Если это отчет сводной диаграммы, выберите связанный отчет сводной таблицы.

  2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

  3. На шаге 3 мастера нажмите кнопку Назад.

    Если кнопка Назад недоступна, этот отчет создан на основе OLAP-данных, и в нем нельзя использовать другой источник данных. Если в отчете требуется использовать данные из другого куба OLAP, создайте новый отчет.

  4. На шаге 2 мастера выясните, как создан этот отчет: на основе диапазона Microsoft Excel (на этом шаге присутствует поле Диапазон) или на основе внешних данных (на этом шаге присутствует кнопка Получить данные), а затем выполните одно из следующих действий.

    Задайте другой диапазон Microsoft Excel

    1. Если требуемые данные расположены на другом листе, откройте этот лист.

    2. Выделите новый диапазон исходных данных.

    Задайте другие внешние данные

    1. Нажмите кнопку Получить данные.

    2. Измените запрос в Microsoft Query. Инструкции по изменению запроса см. в справке Microsoft Query.

    3. В меню File Microsoft Query выберите команду Вернуть данные в Microsoft Excel.

  5. Нажмите кнопку Готово.

  6. Перетащите из окна Список полей сводной таблицы в отчет все требуемые поля.

Примечание.   После изменения отчета сводной диаграммы или связанного с ним отчета сводной таблицы, некоторые параметры форматирования диаграммы могут быть утеряны.


Преобразование перекрестной таблицы Microsoft Excel версии 4.0 в отчет сводной таблицы

  1. Откройте книгу, содержащую перекрестную таблицу в текущей версии Microsoft Excel.

  2. Выделите ячейку в этой перекрестной таблице.

  3. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

  4. Нажмите кнопку Готово, а затем в ответ на запросы нажимайте кнопку ОК.

  5. Сохраните эту книгу в текущей версии Microsoft Excel.

    Преобразовать отчет сводной таблицы обратно в перекрестную таблицу командой Отменить нельзя. Если требуется сохранить копию перекрестной таблицы, сделайте копию файла Microsoft Excel 4.0.

Примечание.   Созданный отчет сводной таблицы не поддерживает структуру, которая была связана с перекрестной таблицей. Чтобы удалить эту структуру, укажите в меню Данные на пункт Группа и структура, а затем выберите команду Удалить структуру.


Удаление отчета сводной таблицы

  1. Выделите отчет сводной таблицы.

  2. На панели инструментов Сводные таблицы в меню Сводные таблицы выберите команду Выделить, а затем — команду Таблица целиком.

  3. Выберите пункт Очистить в меню Правка, а затем – команду Все.

Примечание.  При удалении отчета сводной таблицы, связанного с отчетом сводной диаграммы, диаграмма будет блокирована, а ее дальнейшее изменение — невозможно.

 

Веб-узел  Microsoft Office                                      Microsoft Press                                       Служба технической поддержки Майкрософт

Hosted by uCoz