Импорт данных позволяет избежать повторного их ввода для анализа в Microsoft Excel. Можно также при каждом занесении в базу данных новой информации автоматически обновлять отчеты и сводки.

Импорт данных

Импорт данных из баз данных и файлов

Для импорта данных в Microsoft Excel из большинства источников нужно выбрать команду Импорт внешних данных в меню Данные, затем выбрать подпункт Импортировать данные, после чего в диалоговом окне Выбор источника данных выбрать данные, которые требуется импортировать.

Мастер подключения данных, запускающийся при нажатии кнопки Создать источник в диалоговом окне Выбор источника данных, позволяет импортировать данные из внешних источников, недоступных из диалогового окна Выбор источника данных. Эти источники могут включать источники данных OLE DB (включая кубы OLAP и серверы обмена) и любые источники данных, поставляемые системным администратором. В мастере подключения данных нельзя фильтровать или объединять данные.

По умолчанию при импорте данных с помощью мастера подключения данных соединение устанавливается через поставщиков OLE DB. Созданные при этом ODC-файлы можно открыть для просмотра в обозревателе Microsoft Internet Explorer, а для их редактирования использовать Microsoft Excel, блокнот и другие приложения Microsoft Office, если файл не указывает на источник данных OLAP.

Примечание. Чтобы импортировать внешние данные в Microsoft Excel, необходимо иметь доступ к этим данным. Если внешний источник данных находится на другом компьютере, может возникнуть необходимость получить у администратора внешней базы данных пароль, право доступа или сведения, требующиеся для доступа к базе данных.

Импорт данных с помощью Microsoft Query

В большинстве случаев можно импортировать данные с помощью команды Импорт данных, как это описано в предыдущем разделе. Microsoft Query или другое приложение следует использовать, только если требуется выполнить специализированные задачи:

фильтрацию строк и столбцов данных перед их перенесением в Microsoft Excel;
создание параметрического запроса;
сортировку данных перед их перенесением в Microsoft Excel;
объединение нескольких таблиц.

Microsoft Query обладает всеми необходимыми для выполнения этих специализированных задач свойствами.

Microsoft Query можно использовать для задания источников данных ODBC для загрузки данных. Можно использовать мастер запросов для создания простых запросов или использовать расширенные возможности Microsoft Query для создания более сложных запросов. Можно получить доступ к Microsoft Query из Microsoft Excel или создать запрос в мастере сводных таблиц и сводных диаграмм.

Кроме того, с Microsoft Query можно использовать динамический обмен данными (DDE). Более подробную информацию о DDE можно получить из справки по Microsoft Query.

Чтобы импортировать данные с помощью Microsoft Query, необходимо выполнить следующее.

Установка Microsoft Query. Microsoft Query, включая мастер создания запросов, — это необязательная возможность Microsoft Excel. Чтобы вывести на экран предложение установки Microsoft Query, выберите пункт Импорт внешних данных в меню Данные, а затем выберите подпункт Создать запрос.
Установка драйверов ODBC. Драйвер ODBC необходим для извлечения данных из реляционных баз данных, текстовых файлов или Microsoft Excel с помощью Microsoft Query. При установке Microsoft Query автоматически устанавливается и набор драйверов ODBC. Если предполагается использование драйвера, который не был установлен с Microsoft Query, необходимо установить драйвер отдельно.
Установка драйверов источника данных. Драйвер источника данных требуется для доступа к источнику данных OLAP. Microsoft Query поддерживает соединение с базами данных, созданными с помощью Microsoft SQL Server OLAP Services; поэтому при установке Query автоматически устанавливается поддержка этого типа баз данных OLAP. Для соединения с другими базами данных OLAP необходимо установить драйвер источника данных и клиентское программное обеспечение.

Для получения дополнительных сведений обратитесь к справочной системе Microsoft Query.

Импорт данных из Интернета

Для импорта данных с веб-страницы нужно выбрать команду Импорт внешних данных в меню Данные, а затем выбрать подпункт Создание веб-запроса. При этом необходим доступ в Интернет через локальную сеть организации или через модем. Кроме того, можно создать запрос, относящийся к локальным источникам данных HTML или XML.

Импорт данных с помощью Microsoft Visual Basic для приложений (VBA)

Макрос Microsoft Visual Basic для приложений может быть использован для получения доступа к внешним источникам данных.

В зависимости от источника данных, для получения данных с помощью VBA следует использовать объекты данных Microsoft ActiveX или объекты доступа к данным (DAO).

Для того чтобы использовать макрос, созданный в Microsoft Excel версии 5.0 или более ранней, выберите команду Надстройки в меню Сервис и установите флажок Надстройка ODBC.

Сведения о создании макросов на языке Microsoft Visual Basic для приложений содержатся в справочной системе Microsoft Visual Basic.

Примечание. Во время записи макроса, содержащего запрос, Microsoft Excel не может выполнить этот запрос в фоновом режиме, даже если выбрать этот способ выполнения. Для того чтобы записанный макрос мог выполняться в фоновом режиме, замените с помощью редактора Microsoft Visual Basic строку "BackgroundQuery:= False" на "BackgroundQuery := True".

Обновление данных и именование диапазонов

Обновление данных

Microsoft Excel предоставляет множество способов обновления импортированных данных, включая обновление данных при каждом открытии книги и автоматическое обновление данных через заданные интервалы времени. Во время обновления данных можно продолжать работу в Microsoft Excel, а также проверять состояние обновления.

Если для доступа к данным во внешнем источнике данных требуется пароль, можно установить режим запроса пароля при каждом обновлении диапазона внешних данных.

При расширении диапазона внешних данных и возврате дополнительных записей Microsoft Excel может заполнить формулами соседние столбцы или столбцы внутри диапазона данных, чтобы они оставались рядом с соответствующими данными.

Также можно выбрать способ добавления новых данных на лист.

Именование диапазонов внешних данных

Microsoft Excel автоматически именует диапазоны внешних данных следующим образом.

Диапазоны внешних данных из файлов подключения к данным Microsoft Office (ODC) именуются с расширением файла ODC.
Диапазоны внешних данных, извлеченных из баз данных, называются по имени запроса, по умолчанию «запрос_из_источник», где источник — имя источника данных, использованного в запросе.
Диапазоны внешних данных из текстовых файлов называются по имени этих файлов, из веб-запросов — по имени веб-страницы.
Диапазоны внешних данных из веб-запросов именуются по имени веб-страницы, с которой были получены данные.

Если лист имеет несколько диапазонов внешних данных из одного источника, они нумеруются. Например MyText, MyText_1, MyText_2 и так далее.

Кроме того, изменять названия диапазонов внешних данных можно в диалоговом окне Свойства диапазона данных.

Импорт текстового файла

Щелкните ячейку, в которую требуется поместить данные из текстового файла.

Чтобы внешние данные не заменили имеющиеся данные, ниже и правее выбранной ячейки не должно быть никаких данных.
В меню Данные укажите на пункт Импорт внешних данных и выберите команду Импортировать данные.
В поле Тип файлов выберите Текстовые файлы.
В списке Папка найдите и дважды щелкните текстовый файл, который требуется импортировать в качестве диапазона внешних данных.
Следуйте инструкциям мастера текстов для указания способа разбиения текста на столбцы, а затем нажмите кнопку Готово.
Чтобы задать форматирование и разметку импортируемых данных, нажмите в диалоговом окне Импорт данных кнопку Свойства.
В диалоговом окне Импорт данных выполните одно из следующих действий:
- чтобы поместить данные в выбранную ячейку, выберите вариант Имеющийся лист и нажмите кнопку OK;
- чтобы поместить данные на новый лист, выберите вариант Новый лист и нажмите кнопку OK. Microsoft Excel добавит в книгу новый лист и автоматически поместит диапазон внешних данных в левый верхний угол нового листа.

Импорт данных

Эти процедуры позволяют импортировать данные из большинства источников данных, включая базы данных OLAP.

Для получения сведений об отборе и объединении данных перед импортом в Microsoft Excel см. справку Microsoft Query.

В меню Данные укажите на пункт Импорт внешних данных и выберите команду Импортировать данные.
Выполните одно из следующих действий.

Откройте имеющийся источник данных
- В диалоговом окне Выбор источника данных выберите источник данных в папке Мои источники данных и нажмите кнопку Открыть.
Создайте подключение к новому источнику данных
1. В диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку Создать источник.
2. В окне мастера подключения данных выберите источник данных для подключения, а затем нажмите кнопку Далее.
  
  Примечания
  - Если требуемый источник данных не удается найти, обратитесь к системному администратору.
  - Если в списке Выберите тип источника данных, к которому нужно подключиться выбрать вариант Дополнительно, будет выдан список поставщиков баз данных OLE. Для получения дополнительных сведений о подключении к поставщику базы данных OLE см. документацию этого поставщика.
3. Задайте сведения, запрашиваемые в диалоговых окнах мастера подключения данных.
При необходимости в диалоговом окне Импорт данных можно выполнить следующие действия:
- чтобы выбрать определение запроса, обновить или задать параметры форматирования и макета, нажмите кнопку Свойства, а по завершении — кнопку ОК;
- чтобы изменить подключение, тип команды или текст команды запроса базы данных OLE, нажмите кнопку Изменить запрос;
- чтобы задать способ получения значения параметра диапазона внешних данных в Microsoft Query или веб-запросе, нажмите кнопку Параметры.
Выполните одно из следующих действий.
- Чтобы передать внешние данные на лист, выберите Имеющийся лист. На листе выберите команду ячейку, в которую вы хотите поместить верхний левый угол диапазона внешних данных, и нажмите кнопку OK.
- Чтобы поместить внешние данные на новый лист, выберите Новый лист и нажмите кнопку OK. В данную книгу Microsoft Excel будет добавлен новый лист, в левый верхний угол которого автоматически будет помещен диапазон внешних данных