Настройка свойств файлов

Свойства документа — это подробные сведения о файле, помогающие отличать его от других (например, описательное название, имя автора, тема и ключевые слова). Свойства документа используются для просмотра сведений о файле или при упорядочении файлов. Кроме того, можно выполнять поиск документов по их свойствам.

Свойства документов делятся на следующие четыре типа.

Автоматически обновляемые свойства — статистические сведения, такие как размер файла и даты его создания и последнего изменения. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 марта 1999 года или измененные последний раз вчера.
Стандартные свойства (такие как автор, название и тема) задаются пользователем и сохраняются в уже существующих текстовых полях. Например, в Microsoft Word с помощью свойства Ключевые слова можно присвоить всем файлам со сведениями о работе с клиентами ключевое слово «клиенты», чтобы затем находить все такие файлы по этому ключевому слову.
Пользовательские свойства определяются пользователем. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения «да» или «нет». Имя для пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно. При желании пользовательские свойства документа можно связывать с конкретными объектами файла, такими как именованная ячейка в Microsoft Excel, выделенный объект в Microsoft PowerPoint или закладка в Microsoft Word. Например, создав в Microsoft Word форму договора, можно создать пользовательское свойство файла, связанное с полем формы, которое содержит дату окончания срока действия договора. Это позволит в дальнейшем выполнять поиск файлов с датами окончания срока действия, предшествующими заданной дате.
Свойства библиотеки документов предназначены для файлов, входящих в библиотеку документов на веб-узле или в общей папке. При создании библиотеки документов можно определить одно или несколько свойств библиотеки документов и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет заполнить форму, присваивающую значения каждому из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может требоваться задание таких свойств как «От», «Дата», «Категория» и «Описание».

Свойства документа можно задать для текущего файла, над которым ведется работа в приложении Microsoft Office. Для напоминания о задании свойств документа для каждого создаваемого файла можно настроить Microsoft Excel, Microsoft Word или Microsoft PowerPoint на автоматический вывод диалогового окна Свойства при первом сохранении файла. При добавлении файла в библиотеку документов автоматически выводится приглашение задать для файла свойства библиотеки документов.

Для просмотра свойств открытого документа используется команда Свойства.

Для просмотра свойств любого документа следует выделить этот документ в проводнике Windows или диалоговом окне открытия, сохранения или поиска файлов. При просмотре списка библиотеки документов в веб-обозревателе наряду с именами документов отображаются и их свойства.

Просмотр свойств файла

Для просмотра свойств документа следует открыть нужный документ или диалоговое окно Открытие документа.

Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная.
В диалоговом окне Открытие документа выделите документ, свойства которого требуется просмотреть.
В меню кнопки Представления выполните любое из следующих действий:
- чтобы просмотреть содержимое файла до его открытия, выберите команду Просмотр;
- чтобы просмотреть такие свойства, как размер файла и дата его последнего изменения, выберите команду Таблица;
- чтобы просмотреть все свойства документа, выберите команду Свойства.

Изменение свойств файла

Для изменения свойств документа следует открыть нужный документ или диалоговое окно Открытие документа.

Выберите в меню Файл команду Свойства.
Выполните одно из следующих действий:
- на вкладке Документ измените значения стандартных свойств, таких как «Название» или «Автор»;
- на вкладке Прочие измените пользовательские свойства;
- если документ открыт из библиотеки документов, выводится форма со свойствами, относящимися к библиотеке документов. Внесите нужные изменения, а затем нажмите кнопку OK или, для просмотра и изменения других свойств, щелкните Свойства файла.

Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная.
В диалоговом окне Открытие документа выделите документ, свойства которого требуется изменить.
В меню Сервис выберите команду Свойства.
Выполните одно из следующих действий:
- на вкладке Документ измените значения стандартных свойств, таких как «Название» или «Автор»;
- на вкладке Прочие измените пользовательские свойства, определенные для данного документа.

Создание специальных свойств файла

Создание специальных свойств для текущей книги

Создание специальных свойств файла, связанных с содержимым текущей книги

Ячейке или диапазону ячеек, с которыми требуется связать свойство, необходимо присвоить имя. В противном случае флажок Для объекта будет недоступен.

Инструкции
1. Выделите ячейку, диапазон ячеек или несмежный диапазон, которому требуется присвоить имя.
2. Щелкните поле Имя, расположенное у левого края строки формул .
  
  1 --- Поле Имя
3. Введите имя для назначения этим ячейкам.
4. Нажмите клавишу ENTER.
Примечание. При изменении содержимого ячейки ей нельзя присвоить имя.
В меню Файл выберите команду Свойства.
Откройте вкладку Прочие.
В поле Название введите название специального свойства.
Установите флажок Для объекта.
Выберите в списке Источник объект, с которым требуется связать свойство, и нажмите кнопку Добавить.

Примечание. При разрыве связи (например, при удалении ячейки или диапазона ячеек из книги) свойство файла будет содержать последнее сохраненное значение этой ячейки или диапазона ячеек.

Установка и снятие с файла книги доступа только для чтения

Рекомендация открытия файла только для чтения

Если включить этот режим, при открытии данного файла пользователям будет предлагаться открыть его только для чтения (Только чтение. Режим, включающий возможность просмотра и копирования файла, но запрещающий его изменение и сохранение.). Этот режим не запрещает пользователям открывать этот файл для чтения и записи, чтобы в него можно было вносить и изменения и сохранять их.

В меню Файл выберите команду Сохранить как.
Выберите в меню Сервис диалогового окна Сохранение документа команду Общие параметры.
Установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения и нажмите кнопку OK.
Нажмите кнопку Сохранить.
При появлении запроса на замену имеющейся книги нажмите кнопку Да.

Разрешение доступа к файлу книги только для чтения

В главном меню Windows (кнопка Пуск) выберите команды Программы, Стандартные и Проводник.
Выберите в окне проводника диск и папку, которые содержат нужный файл.
Щелкните имя этого файла.
В меню Файл выберите команду Свойства.
Откройте вкладку Общие.
Установите флажок Только чтение.

Разрешение доступа к файлу книги для чтения и записи

В главном меню Windows (кнопка Пуск) выберите команды Программы, Стандартные и Проводник.
Выберите в окне проводника диск и папку, которые содержат нужный файл.
Щелкните имя этого файла.
В меню Файл выберите команду Свойства.
Откройте вкладку Общие.
Снимите флажок Только чтение.

О свойствах файлов

Просмотр свойств файла

Изменение свойств файла

Создание специальных свойств файла

Установка и снятие с файла книги доступа только для чтения