Журнал изменений записывает сведения об изменениях, внесенных в книгу, каждый раз при сохранении книги. Журнал можно использовать для просмотра сведений о внесенных изменениях, а также для принятия или отмены редакций.

Эту возможность следует использовать, когда книгу редактируют несколько пользователей. Кроме того, она пригодится при отправке книги рецензентам для комментариев, если после этого потребуется объединить записи в одну копию, чтобы выбрать, какие изменения и комментарии сохранить.

Как работает режим записи изменений

При просмотре журнала изменений непосредственно на листе или на отдельном листе изменений, можно получить сведения о пользователе, внесшем конкретное изменение, о типе изменения и времени его внесения, об измененных ячейках, и о добавленных или удаленных данных.

Журнал изменений доступен только в общих книгах. Фактически, при включении журнала изменений книга автоматически становится общей книгой, хотя не требуется хранить книгу в том месте, где другие пользователи смогут получить к ней доступ.

Отслеживание изменений отличается от отмены действий и создания резервной копии. В отличие от кнопки Отмена, журнал изменений невозможно использовать для отмены внесенных изменений. Однако журнал изменений включает записи всех удаленных данных, что позволяет копировать потерянные данные из листа изменений обратно в исходные ячейки. Поскольку журнал изменений не разработан для того, чтобы помогать пользователю возвращаться к предыдущей версии книги, следует продолжать создавать резервные копии книг, имеющих действующий журнал изменений.

Некоторые типы изменений не отслеживаются. Отслеживаются изменения, внесенные в содержимое ячеек, однако другие изменения, включая изменения форматирования, не отслеживаются. Некоторые функции Microsoft Excel недоступны в общих книгах и поэтому не отслеживаются.

Журнал сохраняется только в течение заданного интервала. При включении журнала изменений сохраняется информация за последние 30 дней. Данное ограничение позволяет сохранить размер книги в разумных пределах. Число дней, за которые в журнале сохраняется информация, можно изменить. Если требуется хранить журнал неограниченно долго, можно назначить большое число дней или периодически копировать сведения журнала.

Как удаляются сведения журнала. Microsoft Excel сохраняет в журнале информацию за заданное число дней, отсчитываемое от текущей даты. При закрытии книги Microsoft Excel удаляет часть записей журнала изменений, выходящую за пределы числа дней, заданного для хранения сведений журнала.

Например, если в журнале изменений хранится информация за последние 30 дней, то при открытии книги, произошедшем впервые за два месяца, можно просмотреть сведения двухмесячной давности. Однако при закрытии книги, записи журнала изменений, датируемые интервалом между 31-м и 60-м днями, будут удалены.

При отключении журнала изменений или запрете совместного доступа к книге журнал изменений удаляется окончательно.

Использование журнала изменений

Microsoft Excel позволяет получать доступ к сохраненному журналу изменений и использовать его следующими способами.

Выделение на экране. Microsoft Excel может структурировать измененные области, помечая их разными цветами для каждого пользователя и отображая основные сведения в качестве примечаний при наведении курсора на каждую измененную ячейку. Выделение на экране следует использовать, если книга имеет только несколько изменений или требуется быстро просмотреть изменения.
Лист изменений. Microsoft Excel может отображать отдельные листы, содержащие все сведения в списке, что позволяет применять фильтр для поиска важных изменений и печатать сведения. Лист изменений следует использовать, если книга имеет множество изменений или требуется выяснить, что произошло в рядах изменений.
Просмотр изменений. Microsoft Excel может последовательно ознакомить пользователя с изменениями, используя диалоговое окно, позволяющее принимать или отклонять каждое изменение. Этот способ следует использовать при работе с остальными примечаниями и при их анализе.

Изменения, не отслеживаемые и не отображаемые в Microsoft Excel

Отслеживаются изменения, вносимые в содержимое ячеек, включая их перемещение и копирование, а также вставку и удаление строк и столбцов. В Microsoft Excel не отслеживаются изменения следующих типов.

Неотслеживаемое изменение	Варианты
Переименование листов	Изменения не выделяются на ярлычках листов, но отслеживаются на листе журнала.
Вставка и удаление листов	После вставки листа начинают отслеживаться его изменения, но сама вставка не отслеживается.
Форматирование ячеек и данных	Нет
Скрытие и отображение строк и столбцов	Нет
Добавление или изменение примечаний	Нет
Ячейки, изменяющиеся из-за нового значения, вычисленного по формуле	Чтобы найти ячейки, изменяющиеся из-за пересчета формул, воспользуйтесь кнопками на панели инструментов Зависимости.
Несохраненные изменения	Изменения могут выделяться сразу при вводе, но на лист журнала они заносятся только после сохранения.

Отслеживание изменений доступно только в общих книгах. Соответственно, изменения, связанные с функциями, недоступными в общих книгах, не отслеживаются.

Функции, недоступные в общих книгах

Получить доступ к следующим функциям можно только при запрете совместного доступа к книге.

Невозможно использовать общие книги на веб-серверах.

Недоступные функции	Варианты
Вставка или удаление группы ячеек.	Можно вставлять целые столбцы и строки.
Удаление листов.	Нет
Объединение ячеек или разделение объединенных ячеек	Нет
Добавление или изменение условных форматов	Существующие условные форматы продолжают появляться как изменение значений ячейки, но их невозможно изменить или переопределить условия.
Добавление проверки данных или изменение ее параметров	При вводе новых значений проверка ячеек будет продолжаться, но невозможно будет изменить существующие параметры проверки данных.
Создание или изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм	Можно просматривать существующие диаграммы и отчеты.
Вставка или изменение рисунков или других объектов	Можно просматривать существующие рисунки и объекты.
Вставка или изменение гиперссылок	Существующие гиперссылки продолжают работать.
Использование инструментов рисования	Можно просматривать существующие графические и рисованные объекты.
Назначение, изменение или удаление паролей	Существующие пароли остаются в силе.
Защита листов и книг и снятие защиты	Существующая защита остается в силе.
Создание, изменение и просмотр сценариев	Нет
Группировка или структурирование данных.	Можно продолжить использование существующей структуры.
Автоматическая вставка промежуточных итогов	Можно просматривать существующие промежуточные итоги.
Создание таблиц данных.	Можно просматривать существующие таблицы данных.
Создание или изменение отчетов сводных таблиц	Можно просматривать существующие отчеты.
Создание, запись, изменение, просмотр или назначение макросов.	Можно запускать существующие макросы, не связанные с недоступными функциями. Можно записывать действия общей книги в макрос, хранящийся в книге, к которой отсутствует общий доступ.
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4	Нет
Изменение или удаление формул массива	Существующие формулы массива продолжают вычисление.

Отключение отслеживания исправлений

При отключении отслеживания исправлений журнал изменений будет удален. Чтобы сохранить копию этих сведений, напечатайте лист изменений или скопируйте его в другую книгу.

Инструкции
1. В меню Сервис укажите на пункт Исправления и выберите команду Выделить исправления.
2. В поле по времени выберите вариант Все.
3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист и нажмите кнопку OK.
5. Выполните одно или несколько следующих действий:
  
  чтобы напечатать лист журнала, нажмите кнопку Печать ;
  
  чтобы скопировать журнал в другую книгу, выделите ячейки, которые требуется скопировать, нажмите кнопку Копировать , переключитесь в окно другой книги, выделите ячейку, с которой требуется начать вставку, и нажмите кнопку Вставить .
  
  При копировании или печати журнала также может потребоваться сохранить или напечатать отдельную копию общей книги. Если эта книга будет продолжать использоваться вами или другими пользователями, скопированный журнал быстро устареет. Например, координаты ячеек, включая номера строк, в скопированном журнале не будут соответствовать действительности.
Выполните одно из следующих действий:

если общая книга защищена, укажите на пункт Защита в меню Сервис и выберите команду Снять защиту общей книги. Введите пароль, если он потребуется, и нажмите кнопку ОК;

если общая книга не защищена, выберите в меню Сервис команду Доступ к книге. Откройте вкладку Подробнее и выберите вариант не хранить журнал изменений.

Включение журнала изменений книги

В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка.
Установите флажок Разрешить совместный доступ.
Откройте вкладку Подробнее.
В группе Регистрация изменений установите флажок хранить журнал изменений в течение и укажите в поле дн. количество дней, в течение которых следует хранить журнал изменений.

Укажите достаточное число дней, поскольку по истечении указанного числа дней журнал изменений Microsoft Excel уничтожается без возможности восстановления.
Нажмите кнопку OK и, если будет выдан запрос запрос, подтвердите сохранение файла, нажав кнопку OK.

Примечание. При включении журнала изменений книга также становится общей.

Просмотр исправлений

В меню Сервис укажите на пункт Исправления и выберите команду Выделить исправления.

Если флажок Отслеживать исправления не установлен, в журнал изменений не записываются внесенные в книгу изменения.
Выберите исправление, которое требуется просмотреть.

Все зарегистрированные исправления.   Установите флажок по времени, выберите пункт Все и снимите флажки пользователем и в диапазоне.

Исправления, внесенные после определенной даты.   Установите флажок по времени, выберите вариант С даты, а затем введите дату, исправления после которой требуется просмотреть.

Исправления, внесенные определенным пользователем.   Установите флажок Пользователем и выберите пользователя, исправления которого требуется просмотреть.

Исправления в определенном диапазоне.   Установите флажок в диапазоне, а затем введите ссылку на диапазон или выделите диапазон на листе.
Выберите способ просмотра исправлений.

Выделение на листе. Установите флажок Выделять исправления на экране. Чтобы просмотреть подробные сведения об изменении, зафиксируйте указатель мыши на выделенной ячейке.

Просмотр на отдельном листе. Чтобы отобразить лист изменений, установите флажок Вносить изменения на отдельный лист. Данный флажок доступен, только если задействовано отслеживание изменений и несколько изменений сохранено.

Просмотр журнала изменений

В меню Сервис укажите на пункт Исправления и выберите команду Выделить исправления.

Если флажок Отслеживать исправления не установлен, в журнал изменений не записываются внесенные в книгу изменения.
В поле по времени выберите вариант Все.
Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист.
Нажмите кнопку ОК, а затем для поиска нужных сведений нажмите стрелки фильтрации, расположенные возле подписей столбцов в списке исправлений.

Примечание. При сохранении книги лист изменений автоматически удаляется. Чтобы просмотреть лист изменений после сохранения книги, снова отобразите ее.