Microsoft  Excel

Содержание:

1. О продукте


Возможности Microsoft Excel


2. Новые ключевые возможности Microsoft Excel

3. Дополнительные новые возможности Microsoft Excel


4.  Специальные возможности в Microsoft Excel


Технические характеристики и компоненты Microsoft Excel


5. Технические характеристики и ограничения Microsoft Excel

6. Компоненты, устанавливаемые вместе с Microsoft Excel


Настройка Microsoft Excel


7. Настройка элементов окна программы

8. Изменение значений по умолчанию и настроек

9.  Настройка панелей инструментов и меню

10. Настройка параметров запуска Microsoft Excel

11. Использование надстроек и дополнительных компонентов

12. Разрешение вопросов, связанных с настройкой приложения Microsoft Excel


Управление и печать файлов


13. Создание и открытие книг

14. Поиск и предварительный просмотр файлов

15. Настройка свойств файлов

16. Печать файлов

17. Сохранение и закрытие файлов

18. Преобразование файлов в формат Microsoft Excel и обратно

19. Работа с шаблонами

20. Разрешение вопросов, связанных с управлением и печатью файлов


Работа с книгами и листами


21. Управление листами

22. Размещение окон и просмотр листов

23. Сохранение настроек отображения и печати как представления

24. Разрешение вопросов при работе с книгами и листами


Работа с данными на листах


25. Ввод данных

26. Выбор данных

27. Редактирование данных на листе

28. Копирование и перемещение данных

29. Проверка орфографии

30. Использование буфера обмена Microsoft Office

31. Форматирование листов

32. Использование границ и заливки

33. Использование условных форматов

34. Изменение размера ячеек и положения текста

35. Использование числовых форматов

36. Использование стилей

37. Работа с текстом и данными

38. Отбор

39. Сортировка

40. Проверка записей в ячейках

41. Разрешение вопросов, связанных с данными на листах


Использование Microsoft Excel  при работе в Интернете


42. Публикация данных Microsoft Excel в Интернете

43. Загрузка и анализ данных из Интернета

44. Работа с гиперссылками

45. Работа с веб-папками

46. Автоматизация содержимого веб-страниц

47. Работа с файлами и узлами FTP

48. Разрешение вопросов по использованию Microsoft Excel при работе в Интернете


Импорт данных


49. Импорт данных

50. Работа с данными OLAP

51. Создание и выполнение запросов

52. Настройка Microsoft Query и источников данных

53. Работа с внешними данными на листе

54. Разрешение вопросов, связанных с внешними данными


Анализ и управление данными


55. Автоматический расчёт итоговых данных

56. Структуризация данных

57. Консолидация данных

58. Анализ данных с помощью свободных таблиц и отчётов

59. Создание и удаление свободных таблиц и отчётов

60. Настройка вида и разметки свободных таблиц

61. Печать свободных таблиц

62. Создание свободных таблиц с помощью групповых операций и формул

63. Извлечение и обновление данных

64. Выполнение анализов "что-если" для данных на листах

65. Анализ таблиц данных

66. Процедура поиска решения

67. Работа со сценариями

68. Разрешение вопросов, связанных с анализом и управлением данными


Создание и использование форм


69. Создание и использование форм

70. Создание форм

71. Использование форм

72. Разрешение вопросов, связанных с созданием и использованием форм


Создание и исправление формул


73. Создание формул

74. Использование ссылок

75. Формулы массивов

76. Имена и заголовки

77. Условные формулы

78. Формулы даты и времени

79. Математические формулы

80. Текстовые формулы

81. Формулы сравнения

82. Финансовые формулы

83. Создание связей

84. Управление расчётами

85. Исправление формул

86. Работа с Евро

87. Разрешение вопросов, связанных с созданием и исправлением формул


Работа с функциями


88. Справка по функциям

89. Внешние функции

90. Инженерные функции

91. Информационные функции

92. Логические функции

93. Математические функции

94. Статистические функции

95. Текстовые функции и функции обработки данных

96. Финансовые функции

97. Функции баз данных

98. Функции даты и времени

99. Функции просмотра


Работа с рисунками и диаграммами


100. Работа с рисунками и диаграммами

101. Создание фигур, линий, полулиний и других графический объектов

102. Форматирование графических объектов

103. Добавление текста и особых текстовых эффектов

104. Группировка, выравнивание и перемещение графических объектов

105. Работа с импортированными рисунками и картинками

106. Работа со схемами и организационными диаграммами

107. Разрешение вопросов, связанных с графическими объектами и рисунками


Работа с диаграммами


108. Создание диаграмм

109. Отображение диаграмм

110. Работа с маркерами данных, подписями значений и текстом

111. Редактирование данных в диаграмме

112. Планки погрешностей и линии тренда

113. разрешение вопросов , связанных с диаграммами


Система безопасности


114. Защита от вирусов

115. Цифровые подписи и сертификаты

116. Защита книг и листов

117. Обеспечение конфиденциальности

118. Разрешение вопросов, связанных с безопасностью


Совместная работа


119. Работа с общими книгами

120. Отправка данных на рецензию

121. Отслеживание изменений

122. Пометка и просмотр изменений

123. Слияние книг

124. Работа с примечаниями

125. Работа с обсуждениями

126. Проведение собраний по сети

127. Взаимодействие Microsoft Excel и Lotus Notes

128. Разрешение вопросов, связанных с совместной работой


Доступ к данным совместно с другими программами


129. Доступ к данным совместно с другими программами

130. Обмен данными между Microsoft Excel, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint

131. Обмен данными между Microsoft Excel и Microsoft Access

132. Взаимодействие между Microsoft Excel  Microsoft outlook

133. Разрешение вопросов, связанных с совместным доступом к данным


Рукописный текст и речь


134. Распознание рукописного текста и речи

135. Обработка рукописного текста

136. Распознавание рукописного текста на восточно-азиатских языках

137. Обработка речи

138. Разрешение вопросов, связанных с распознаванием рукописного текста и речи


Смарт-теги


139. Использование смарт-тегов

140. Разрешение вопросов, связанных со смарт-тегами


Автоматизация задач


141. Работа с макросами

142. Разрешение вопросов, связанных с автоматизацией задач

 

Обработка речи

О распознавании речи

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

Распознавание речи можно использовать для ввода текста в любом приложении Microsoft Office. С помощью голосовых команд можно также выбирать элементы меню, панелей инструментов, диалоговых окон (только для американского варианта английского языка) и областей задач (только для американского варианта английского языка).

Распознавание речи не позволяет полностью освободить руки; наилучшие результаты достигаются при использовании голосовых команд в сочетании с использованием мыши или клавиатуры.

Чтобы начать использование средства распознавания речи, установите его, выбрав команду Речь в меню Сервис Microsoft Word, или выполнив выборочную установку. После установки средство распознавания речи доступно в меню Сервис любого приложения Microsoft Office.

Требования для использования распознавания речи

Для использования распознавания речи необходимо следующее:

  • высококачественный микрофон ближнего действия (закрепляемый на голове) с поддержкой настройки усиления;

    (Рекомендуется микрофон с интерфейсом USB.)

  • компьютер с тактовой частотой процессора 400 мегагерц (МГц) или выше;

  • 128 Мбайт оперативной памяти или больше;

  • Microsoft Windows 98 или более поздней версии, либо Microsoft Windows NT версии 4.0 или более поздней;

  • Microsoft Internet Explorer версии 5.0 или более поздней.

Дополнительные сведения о микрофонах и требованиях для конкретных операционных систем см. на веб-узле Microsoft Office.

Примечание.   Гиперссылка в данном разделе указывает на ресурс Интернета. Вернуться в окно справки можно в любое время.

Настройка распознавания речи

После установки средства распознавания речи можно повысить точность распознавания речи, затратив несколько минут на настройку компьютера для распознавания речи конкретного пользователя.

Когда пользователь читает вслух подготовленный настроечный текст, мастер настройки отыскивает характерные особенности его дикции и собирает данные, помогающие при интерпретации произносимых пользователем слов для их ввода в приложения Microsoft Office. Мастер выводит также советы по настройке микрофона. Весь процесс настройки занимает не более 15 минут.

Дополнительная настройка может еще больше повысить точность распознавания речи. В любое время можно вернуться к мастеру настройки и прочесть дополнительный настроечный текст.

Диктовка текста и подача команд голосом

Для переключения между режимами диктовки и подачи команд голосом при использовании распознавания речи следует нажать соответствующую кнопку на панели языка или произнести ее название.

Панель языка располагается в правом верхнем углу экрана.

1 ---  Панель языка со скрытыми подписями кнопок.

Примечание.  По умолчанию рядом с кнопками панели языка отображаются подписи. Для их скрытия или отображения следует щелкнуть панель языка правой кнопкой мыши, а затем выбрать в контекстном меню команду Text Labels.

Для экономии времени за счет менее частого переключения режимов диктовки (Dictation ) и подачи команд голосом (Voice Command ) рекомендуется сначала надиктовать текст, проверить его, а затем отформатировать или внести исправления.

Диктовка

В этом режиме можно диктовать, расположив курсор практически в любом месте приложения Microsoft Office, пригодном для ввода текста с клавиатуры.

Во время диктовки на экране отображается синяя полоса, показывающая, что компьютер обрабатывает речь. После распознавания слов на экране отображается текст.

Во время обработки речи компьютером диктовку можно продолжать; дожидаться исчезновения синей полосы с экрана не обязательно.

1 ---  Ранее распознанный текст

2 ---  Синяя полоса, показывающая, что компьютер обрабатывает речь

Подача команд голосом

В этом режиме можно выбирать команды меню, кнопки панелей инструментов, элементы диалоговых окон (только для американского варианта английского языка) и областей задач (только для американского варианта английского языка), просто произнося их названия. Это означает возможность использования голосовых команд для выполнения в приложении Microsoft Office любого действия, которому соответствует элемент управления, имеющий текстовую подпись.

Например, для смены шрифта можно произнести «font», чтобы открыть поле Шрифт на панели инструментов Форматирование, а затем произнести название нужного шрифта.

Для изменения начертания выделенного текста достаточно произнести «bold» или «underline».

Примечания

  • Примеры использования распознавания речи см. на веб-узле Microsoft Office.

  • Гиперссылка в данном разделе указывает на ресурс Интернета. Вернуться в окно справки можно в любое время.

Сообщения панели языка

По ходу работы на панели языков выводятся справочные сообщения или советы. В режиме диктовки могут выводиться сообщения по повышению точности распознавания речи. Например, сообщение «Too soft» означает, что пользователь говорит слишком тихо для точного распознавания произносимых слов компьютером.

1 ---  Сообщение панели языка, касающееся речи

В режиме подачи команд голосом отображается название последней распознанной команды. При использовании мыши или клавиатуры отображается название команды, которое могло быть произнесено.


Создание и использование профилей распознавания речи пользователей

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

Профили распознавания речи пользователей хранят сведения о распознавании речи конкретных пользователей. На одном компьютере могут быть созданы профили для нескольких пользователей. Кроме того, один пользователь может создать для себя дополнительные профили, предназначенные для работы в условиях с различными уровнями шума или с использованием разных микрофонов.

Создание нового профиля

  1. В меню Microsoft Windows Пуск выберите команду Настройка, а затем — команду Панель управления.

  2. Дважды щелкните значок Speech, а затем откройте вкладку Speech recognition.

  3. В группе Recognition Profiles нажмите кнопку New, а затем следуйте инструкциям мастера профилей.

Выбор профиля для текущего пользователя

  1. На панели языка нажмите кнопку Speech Tools .

  2. Выберите команду Current User, а затем — профиль.


Установка и настройка средства распознавания речи

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

Средство распознавания речи устанавливается во все приложения Microsoft Office при первом его использовании в Microsoft Word, либо при выполнении выборочной установки.

После установки средства распознавания речи можно повысить точность распознавания речи, затратив несколько минут на настройку компьютера для распознавания речи конкретного пользователя, от которого требуется прочесть вслух подготовленный настроечный текст.

Установка и настройка распознавания речи через Microsoft Word

  1. Откройте Microsoft Word.

  2. В меню Сервис выберите команду Речь.

    На экране появится вопрос о том, следует ли установить данное средство. Нажмите кнопку Да.

  3. По завершении установки нажмите кнопку Далее, чтобы настроить распознавание речи.

    Настройка начинается с советов по регулировке микрофона.

Примечания

  • После установки средство распознавания речи доступно в меню Сервис любого приложения Microsoft Office.

  • Если настройка не была выполнена после установки средства распознавания речи, ее можно выполнить в любое время, нажав кнопку Speech Tools на панели языка, а затем выбрав команду Training.

  • Для получения справки по регулировке микрофона нажмите кнопку Speech Tools на панели языка, выберите команду Options, а затем нажмите кнопку Configure Microphone.

Установка и настройка посредством выборочной установки

  1. В меню Microsoft Windows Пуск выберите команду Настройка, а затем — команду Панель управления.

  2. Дважды щелкните значок Установка и удаление программ.

  3. Нажмите кнопку Замена или удаление программ, выберите Microsoft Office XP, а затем нажмите кнопку Заменить.

  4. Выберите вариант Добавить или удалить компоненты, а затем нажмите кнопку Далее.

  5. В поле Устанавливаемые компоненты щелкните значок  рядом с пунктом Общие средства Office.

  6. Щелкните значок  рядом с пунктом Альтернативный ввод данных, щелкните значок Speech, а затем выберите нужный тип установки.

  7. Нажмите кнопку Обновить.

Выполните следующие действия для настройки распознавания речи при первом использовании этого средства в приложении Microsoft Office.

  1. В большинстве приложений Microsoft Office выберите команду Речь в меню Сервис.

    Примечание.  В Microsoft Excel выберите в меню Сервис команду Речь, а затем — команду Распознавание речи.

  2. Чтобы настроить распознавание речи, нажмите кнопку Далее.

    Настройка начинается с советов по регулировке микрофона.

Примечания

  • После установки средство распознавания речи доступно в меню Сервис любого приложения Microsoft Office.

  • Если настройка распознавания речи не была выполнена при первом использовании данного средства, ее можно выполнить в любое время, нажав кнопку Speech Tools на панели языка, а затем выбрав команду Training.

  • Для получения справки по регулировке микрофона нажмите кнопку Speech Tools на панели языка, выберите команду Options, а затем нажмите кнопку Configure Microphone.

Повышение точности распознавания речи посредством дополнительной настройки

В любое время можно выбрать другой текст для чтения вслух. Для повышения точности распознавания речи требуется затратить на настройку не более 15 минут. Дальнейшая настройка не приводит к повышению точности распознавания речи.

  1. На панели языка нажмите кнопку Speech Tools , а затем выберите команду Training.

  2. Следуйте инструкциям мастера настройки распознавания речи.


Размещение микрофона для распознавания речи

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

Рекомендуется использовать высококачественный микрофон ближнего действия (закрепляемый на голове) с интерфейсом USB и поддержкой настройки усиления. Для получения дополнительных сведений посетите веб-узел Microsoft Office.

Разместите микрофон следующим образом:

  • на расстоянии около двух с половиной сантиметров от угла рта;

  • не напротив рта, чтобы не дышать в микрофон.

Примечание.  Если во время работы микрофон будет случайно сдвинут, его следует вернуть в правильное положение.


О воспроизведении речи

В Microsoft Excel возможно преобразование данных, введенных в ячейки листа, в речь. Панель инструментов Преобразование текста в речь служит для проговаривания компьютером введенных данных с целью проверки. Ячейка, значение которой проговаривается, выделяется; таким образом, услышав ошибку, можно остановить проверку и исправить значение ячейки. Для удобства можно включить проговаривание значения ячейки сразу после его ввода, нажав кнопку Проговаривать ячейки при нажатии клавиши ввода .

Преобразование текста в речь.   Проговаривание компьютером текста, отображающегося в книге. Например, если на листе отображаются формулы, проговариваться компьютером будут именно формулы. Если какие-либо данные на листе скрыты, они проговариваться не будут.

Порядок чтения.   Можно выбрать порядок чтения: по строкам или по столбцам. По умолчанию компьютер проговаривает строку, а затем переходит к следующей строке. Если выбрать чтение по столбцам, компьютер будет проговаривать столбец сверху до низу, а затем переходить к следующему столбцу.

Speech, приложение панели управления позволяет выбирать разные компьютерные голоса и настраивать скорость проговаривания.


Добавление и удаление из словаря распознавания речи

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

В словарь распознавания речи можно добавлять слова (такие как название организации) либо удалять из него слова, которые больше не используются.

Добавление слов

  1. На панели языка нажмите кнопку Speech Tools , а затем выберите команду Add/Delete Word(s).

  2. В группе Word введите слово, которое требуется добавить.

  3. Нажмите кнопку Record pronunciation, а затем произнесите слово.

    После распознавания слово будет добавлено в список Dictionary. Может потребоваться произнести слово более одного раза, прежде чем оно будет добавлено в этот список.

  4. Нажмите кнопку Close.

Удаление слов

Удалять можно те слова, которые были добавлены в словарь распознавания речи.

  1. На панели языка нажмите кнопку Speech Tools , а затем выберите команду Add/Delete Word(s).

  2. В списке Dictionary выделите слова, которые требуется удалить, а затем нажмите кнопку Delete.

  3. Нажмите кнопку Close.


Исправление ошибок распознавания речи

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

Повторная диктовка

  1. Выделите ошибку с помощью мыши или клавиатуры, включая одно или два соседних слова по обе стороны от ошибки.

    Например, если после диктовки фразы «This is another example sentence» на экране появился текст «This is an utter example sentence», выделите фрагмент «is an utter example».

  2. Произнесите выделенные слова правильно.

    Например, чтобы исправить ошибку «is an utter example», произнесите «is another example».

Примечание.  Можно также выделить только само неправильное слово, но при диктовке нескольких слов точность распознавания повышается.

Диктовка по буквам

  1. Выделите ошибку с помощью мыши или клавиатуры.

  2. В режиме диктовки произнесите «spelling mode», сделайте небольшую паузу, а затем произнесите правильный вариант по буквам.

    Например, если продиктованное слово «sun» было вставлено как «son», для исправления ошибки произнесите нужное слово по буквам: «s-u-n».

Ввод с клавиатуры

  1. Выделите ошибку с помощью мыши или клавиатуры.

  2. Введите правильный вариант с клавиатуры.

Совет

Если работа ведется в версии Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо) или японском языке, для исправления ошибок можно также нажать кнопку Correction на панели языка.


Форматирование текста с использованием функции распознавания речи

Эта функция работает только в версиях Microsoft Office для упрощенного китайского, английского (США) и японского языков.

  1. На панели Язык нажмите кнопку Микрофон , если микрофон еще не включен.

  2. На панели Язык нажмите кнопку Команда голосом .

  3. Выделите текст, формат которого требуется изменить.

    Примечание.   Голосовой командой можно выделить весь текст в строке или столбце. Выделите мышью или с помощью клавиатуры ячейку в строке или столбце, которые требуется выделить, а затем скажите «Выделить строку» или «Выделить столбец».

  4. Произнесите требуемую команду.

  5. Например, скажите «Полужирный» или «Подчеркнутый».


Распознавание речи компьютером

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

При разговоре друг с другом люди обычно говорят то громче, то тише, то быстрее, то медленнее. Однако компьютер лучше распознает более предсказуемую речь.

  • Говорите ровно, не повышая и не понижая тон. Слишком громкая или слишком тихая речь распознается хуже.

  • Говорите с постоянной скоростью, не повышая и не понижая ее.

  • Не делайте пауз между словами; компьютер распознает фразы легче, чем отдельные слова.

    Например, распознавание таких фраз как «This (пауза) is (пауза) another (пауза) example (пауза) sentence» вызывает у компьютера затруднения.

Поскольку обычно мы не задумываемся о том, как говорим, поначалу диктовка компьютеру может вызывать некоторые неудобства. Однако после небольшой практики речь при диктовке становится более естественной.

Советы по использованию распознавания речи

  • Начните с работы с тихой обстановке, чтобы компьютер воспринимал вашу речь, а не посторонние звуки, и используйте высококачественный микрофон ближнего действия (закрепляемый на голове).

    При работе в обстановке с высоким или изменяющимся в течение дня уровнем шума попробуйте создать различные профили распознавания речи для различных периодов дня. При работе в нескольких различных обстановках создайте различные профили для каждой обстановки.

  • Поддерживайте микрофон в одном положении; старайтесь не передвигать его после настройки.

  • Настройте компьютер на распознавание вашей речи, читая вслух подготовленный настроечный текст в мастере настройки. Дополнительная настройка может еще больше повысить точность распознавания речи.

  • При диктовке не обращайте внимания на то, что произнесенные слова появляются на экране не сразу. Продолжайте диктовать; закончив мысль, сделайте паузу. Компьютер выведет распознанный текст на экран после окончания обработки речи.

  • Произносите слова отчетливо, но не по слогам. Например, произнесение слова «e-nun-ci-ate» по слогам затрудняет распознавание этого слова компьютером.

  • Не забывайте отключать микрофон по завершении использования распознавания речи. Если оставить микрофон включенным, средство распознавания речи будет продолжать обработку звуков.


Сообщения панели языка о распознавании речи

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное и традиционное письмо), английском (США) и японском языках.

По ходу работы на панели языка выводятся справочные сообщения или советы. В режиме подачи команд голосом отображается название последней распознанной команды. При использовании мыши или клавиатуры отображается название команды, которое могло быть произнесено.

1 --- Сообщение панели языка о распознавании речи

Примечание.  По умолчанию рядом с кнопками панели языка отображаются подписи. Для их скрытия или отображения следует щелкнуть панель языка правой кнопкой мыши, а затем выбрать в контекстном меню команду Text Labels.

В режиме диктовки могут выводиться сообщения по повышению точности распознавания речи. Например, сообщение «Too soft» означает, что пользователь говорит слишком тихо для точного распознавания произносимых слов компьютером.

Сообщение

Означает, что следует...

Too soft

Говорить громче

Too loud

Говорить тише

What was that?

Повторить произнесенные слова

Too fast

Говорить медленнее

Примечание.  Вывод сообщений можно включить или отключить, нажав кнопку Speech Tools на панели языка, а затем выбрав команду Show Speech Messages.


Изменение параметров проговаривания текста

  1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач Microsoft Windows, выберите команды Настройка и Панель управления.

  2. Дважды щелкните значок Речь, а затем откройте вкладку Преобразование текста в речь.

  3. Выполните одно или несколько следующих действий.

    • Выберите голос в списке Voice selection. Чтобы прослушать выбранный голос, нажмите кнопку Preview Voice.

    • Чтобы изменить скорость речи, подвиньте ползунок в группе Voice speed. Чтобы прослушать голос на выбранной скорости, нажмите Audio Output.

      Примечание.   Чтобы изменение скорости вступило в действие, закройте и снова откройте Microsoft Excel.

Примечание.   Доступные голоса зависят от языка установки Microsoft Office и от установленных пакетов языковой поддержки.


Смена средства распознавания речи

Данное средство доступно в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

Смена средств распознавания речи выполняется для диктовки на другом языке или для использования средств сторонних поставщиков.

  1. В меню Windows Пуск выберите команду Настройка, а затем — команду Панель управления.

  2. Дважды щелкните значок Speech, а затем откройте вкладку Speech recognition.

  3. В группе Language выберите средство распознавания речи.

Примечания

Если используется несколько средств распознавания речи:

  • для использования диктовки переключите раскладку клавиатуры на язык, соответствующий языку средства распознавания речи;

  • для использования команд голосом убедитесь, что язык интерфейса пользователя используемого приложения соответствует языку средства распознавания речи.

 

Веб-узел  Microsoft Office                                      Microsoft Press                                       Служба технической поддержки Майкрософт

Hosted by uCoz