Работа с шаблонами

Заполнение формы. В комплект поставки Microsoft Excel входят шаблоны, автоматизирующие решение задач, связанных с заполнением счетов, авансовых отчетов и заказов. При заполнении этих форм имеется возможность добавления введенных данных в связанную с шаблоном базу данных в качестве новой записи. Чтобы использовать базу данных, необходимо установить надстройку «Мастер шаблонов с функцией сбора данных».

Мастер шаблонов представляет собой надстройку, настраивающую базу данных для хранения данных, введенных в форму Microsoft Excel. Этот мастер можно применять к любой форме листа, предназначенной для ввода данных.

Этот мастер связывает ячейки шаблона формы с полями в автоматически созданной базе данных. Когда пользовать создает новую книгу с использованием этого шаблона, вводит данные в связанные ячейки и сохраняет эту книгу, в соответствующей базе данных создается запись, в которую заносятся данные из этой формы.

Например, предположим, что необходимо собрать данные о связанных с работой повреждениях с различных производственных узлов, соединенных сетью. Для этого сначала следует создать форму на листе, запрашивающую информацию, необходимую для каждого отчета о повреждении. Затем с помощью мастера шаблонов нужно создать шаблон из данной формы и связать его с основной базой данных. При заполнении нового отчета о повреждении, основанного на шаблоне, автоматически будет создаваться запись в базе данных.

Мастер шаблонов доступен на веб-узле Microsoft Office.

Примечание. Гиперссылка данного раздела ведет в Интернет. Вы можете вернуться в справку в любой момент.

Вставка имеющихся данных в новую базу данных

При настройке новой базы данных возможно наличие нескольких сохраненных копий формы Microsoft Excel, содержащей данные, которые требуется включить в эту базу данных. С помощью мастера шаблонов можно автоматически добавить эти данные в базу данных, если они расположены в тех же ячейках, что и в шаблоне, связанном с этой базой данных.

Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные_данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные».

Типы баз данных, поддерживаемые мастером

База данных может представлять собой список Microsoft Excel или базу данных Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE или Paradox, для которой установлены необходимый драйвер ODBC и другие компоненты доступа к данным. Сохраните базу данных в сетевой папке, к которой имеют доступ все пользователи, работающие с формой.

Обновление записей и создание отчетов на основе базы данных

Из сохраненных данных можно создавать отчеты или использовать их как любую базу данных. Чтобы изменить данные в записи, следует повторно открыть и изменить сохраненную копию формы, связанной с этой записью. При удалении копии формы соответствующая запись остается в базе данных, а все ее будущие обновления необходимо будет выполнять из программы управления базой данных. Удалить эту запись можно как любую другую в базе данных этого типа.

Доступ к шаблонам. Для использования шаблонов выберите команду Общие шаблоны на панели заданий Новая книга, а затем дважды щелкните шаблон на вкладке Решения. Если необходимого шаблона в диалоговом окне Шаблоны нет, то его следует установить.

Поиск дополнительных шаблонов. Доступ к Интернету позволит получить дополнительные шаблоны Microsoft Excel, разработанные для таких задач, как, например, управление личными финансами. Для получения дополнительных сведений выберите команду Office в Интернете в меню Справка.

Шаблоны

Для создания новых книг, обладающих необходимыми параметрами форматирования, можно использовать в качестве основы шаблон (Шаблон. Книга, создаваемая и используемая как начальный вариант всех новых книг. Можно создавать шаблоны книг и листов. Используемый по умолчанию шаблон книги называется Книга.xlt. Используемый по умолчанию шаблон листа называется Лист.xlt.). Шаблон может включать в себя параметры форматирования, стили (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.), стандартный текст, например заголовки страниц и подписи строк и столбцов, формулы, макросы (Макрос. Макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций. Макросы записываются на языке программирования Visual Basic для приложений.) Visual Basic для приложений и пользовательские панели инструментов.

Стандартный шаблон книги

Можно создать стандартный шаблон книги (Используемый по умолчанию шаблон книги. Шаблон Книга.xlt, создаваемый для переопределения используемого по умолчанию формата вновь создаваемой пустой книги Microsoft Excel. Именно этот шаблон будет использоваться Microsoft Excel для создания пустой книги при запуске или создании книги без указания шаблона.). Этот шаблон определяет форматирование и содержимое новых книг, открываемых при запуске Microsoft Excel. Книги, созданные при нажатии кнопки Создать или с помощью выбора шаблона книги в диалоговом окне Шаблоны (Общие шаблоны, область задач Новая книга), основаны на стандартном шаблоне книги. Стандартный шаблон книг называется Book.xlt.

Можно создать дополнительные пользовательские шаблоны, предназначенные для определенных задач и проектов.

Стандартный шаблон листа

Можно создать стандартный шаблон листа (Используемый по умолчанию шаблон листа. Шаблон Лист.xlt, создаваемый для переопределения используемого по умолчанию формата вновь создаваемого пустого листа Microsoft Excel. Именно этот шаблон будет использоваться Microsoft Excel для создания пустого листа при добавлении листа в книгу.).

Этот шаблон определяет форматирование и содержимое стандартных листов, вставленных с помощью команды Лист (меню Вставить). Стандартный шаблон листов называется Sheet.xlt.

Если в книгах используются листы различных типов, можно создавать дополнительные пользовательские шаблоны листов.

Хранение стандартных шаблонов книг и листов

Если шаблон с именем Book.xlt или Sheet.xlt создан и сохранен в папке XLStart, то Microsoft Excel использует его для создания новых стандартных книг (Загружаемая по умолчанию книга. Новая несохраненная книга, которая отображается при запуске Microsoft Excel. Эта книга отображается, только если в папку XLStart не помещены другие книги.) или для вставки новых листов. Папка XLStart обычно находится в:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\XLStart

Для использования файлов шаблонов (.xlt), хранящихся в сети, это размещение указывается в качестве дополнительной папки автозагрузки (Другая папка автозагрузки. Папка, дополняющая стандартную папку автозагрузки XLStart, содержащую книги или другие файлы, которые должны открываться автоматически при запуске Microsoft Excel, и шаблоны, которые должны быть доступны при создании книг.). Пользовательские шаблоны хранятся в папке XLStart или в дополнительной папке автозагрузки. Имена этих папок показаны на вкладке Общие в диалоговом окне Шаблоны (Общие шаблоны, область задач Новая книга).

Хранение пользовательских шаблонов

Сохраняйте пользовательские шаблоны книг и листов в папке «Шаблоны», расположенной обычно в

C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны

Файлы шаблонов, сохраненные в папке «Шаблоны», указываются на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны (Общие шаблоны, область задач Новая книга). Встроенные шаблоны выводятся на вкладке Решения. Чтобы сгруппировать пользовательские шаблоны на отдельной вкладке, следует сохранить их в каталоге, расположенном внутри папки «Шаблоны». Любой файл книги Microsoft Excel (.xls), сохраненный в папке «Шаблоны» или в одной из папок, расположенных внутри нее, также действует как шаблон.

При работе с Microsoft Windows 95 (или более поздней версии) или Windows NT версии 4.0 (или более поздней версии) имеется возможность сделать пользовательский шаблон доступным остальным пользователям с помощью размещения его в сети. Например, все пользователи рабочей группы, занимающиеся определенным проектом, должны иметь доступ к шаблону. Для этого шаблон следует поместить в папку в сети, сделав его тем самым доступным для всех пользователей группы. Затем требуется создать ярлык (Ярлык. Значок, указывающий на программу или файл, находящиеся в другом месте.) для папки или шаблона, а пользователи, в свою очередь, должны поместить этот ярлык в свою папку «Шаблоны».

Форматирование

Форматы ячеек и листов. Устанавливаются с помощью команд меню Формат.

Форматы страниц и параметры области печати (Область печати. Один или несколько диапазонов ячеек, выделенных для печати, если не требуется печатать весь лист. Если на листе задана область печати, будет напечатана только она.) для каждого листа.

Стили (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) ячеек.

Число и тип листов в книге.

Защищенные и скрытые области книги. Имеется возможность скрыть страницы, строки и столбцы и тем самым предотвратить внесение в ячейки листа каких-либо изменений.

Текст, данные, рисунки и формулы

Повторяемый текст, например заголовки страниц, подписи строк и столбцов.

Данные, формулы, графика, диаграммы и другие данные.

Параметры проверки данных.

Панели инструментов и параметры настройки

Пользовательские панели инструментов, макросы (Макрос. Макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций. Макросы записываются на языке программирования Visual Basic для приложений.), гиперссылки (Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или странице HTML в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.) и элементы ActiveX (Элемент управления ActiveX. Элемент управления (такой как флажок или кнопка), служащий для выбора параметров, либо для запуска макроса или сценария, автоматизирующего выполнение задачи. Макросы для таких элементов управления можно создавать в редакторе Visual Basic для приложений, а сценарии — в редакторе сценариев.) в формах. Чтобы пользовательская панель инструментов была доступна, следует присоединить ее к шаблону.

Параметры вычислений и просмотра, установленные с помощью команды Параметры (меню Сервис).

О шаблонах для библиотек документов

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

В библиотеках документов можно придать всем общим файлам единообразный внешний вид. Для обеспечения единообразия следует указать шаблон для файлов библиотеки документов. Например, при наличии библиотеки презентаций можно указать в качестве шаблона файл Microsoft PowerPoint. При создании членами группы пользователей веб-узла группы новой презентации в библиотеке будет запускаться Microsoft PowerPoint с открытием указанного шаблона презентации. Это позволит членам группы добавлять содержимое слайдов, не беспокоясь о внешнем виде презентации.

После создания нового содержимого член группы сохраняет файл под новым именем в библиотеке документов. Затем сервер добавляет ссылку на новый файл в систему навигации веб-узла группы. Новый файл будет виден всем членам группы, просматривающим узел.

Хотя файлы библиотеки будут располагаться на веб-сервере, файл шаблона не обязательно должен иметь формат HTML. Лучше всего выбирать формат по типу файлов, которые будут помещаться в библиотеку для совместного доступа. Например, если библиотека содержит файлы Microsoft Word, файл шаблона должен иметь формат DOT. Для создания, сохранения или изменения шаблона можно использовать приложение Microsoft Office XP.

Примечание. Библиотека может содержать только один файл шаблона.

Создание шаблона

Создание файла на основе шаблона на веб-сервере

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

Загрузка шаблона с веб-узла Microsoft Office

Параметры, сохраняемые в шаблоне

Форматирование

Форматы ячеек и листов. Устанавливаются с помощью команд меню Формат.

Форматы страниц и параметры области печати для каждого листа.

Текст, данные, рисунки и формулы

Повторяемый текст, например заголовки страниц, подписи строк и столбцов.

Данные, формулы, графика, диаграммы и другие данные.

Панели инструментов и параметры настройки

Пользовательские панели инструментов, макросы, гиперссылки и элементы ActiveX в формах. Чтобы пользовательская панель инструментов была доступна, следует присоединить ее к шаблону.

Параметры вычислений и просмотра, установленные с помощью команды Параметры (меню Сервис).

Использование шаблона для создания файла для библиотеки документов

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

Шаблоны и формы Microsoft Excel

Шаблоны

Стандартный шаблон книги

Стандартный шаблон листа

Хранение стандартных шаблонов книг и листов

Хранение пользовательских шаблонов

Форматирование

Текст, данные, рисунки и формулы

Панели инструментов и параметры настройки

О шаблонах для библиотек документов

Создание шаблона

Создание файла на основе шаблона на веб-сервере

Загрузка шаблона с веб-узла Microsoft Office

Параметры, сохраняемые в шаблоне

Форматирование

Текст, данные, рисунки и формулы

Панели инструментов и параметры настройки

Использование шаблона для создания файла для библиотеки документов