Microsoft  Excel

Содержание:

1. О продукте


Возможности Microsoft Excel


2. Новые ключевые возможности Microsoft Excel

3. Дополнительные новые возможности Microsoft Excel


4.  Специальные возможности в Microsoft Excel


Технические характеристики и компоненты Microsoft Excel


5. Технические характеристики и ограничения Microsoft Excel

6. Компоненты, устанавливаемые вместе с Microsoft Excel


Настройка Microsoft Excel


7. Настройка элементов окна программы

8. Изменение значений по умолчанию и настроек

9.  Настройка панелей инструментов и меню

10. Настройка параметров запуска Microsoft Excel

11. Использование надстроек и дополнительных компонентов

12. Разрешение вопросов, связанных с настройкой приложения Microsoft Excel


Управление и печать файлов


13. Создание и открытие книг

14. Поиск и предварительный просмотр файлов

15. Настройка свойств файлов

16. Печать файлов

17. Сохранение и закрытие файлов

18. Преобразование файлов в формат Microsoft Excel и обратно

19. Работа с шаблонами

20. Разрешение вопросов, связанных с управлением и печатью файлов


Работа с книгами и листами


21. Управление листами

22. Размещение окон и просмотр листов

23. Сохранение настроек отображения и печати как представления

24. Разрешение вопросов при работе с книгами и листами


Работа с данными на листах


25. Ввод данных

26. Выбор данных

27. Редактирование данных на листе

28. Копирование и перемещение данных

29. Проверка орфографии

30. Использование буфера обмена Microsoft Office

31. Форматирование листов

32. Использование границ и заливки

33. Использование условных форматов

34. Изменение размера ячеек и положения текста

35. Использование числовых форматов

36. Использование стилей

37. Работа с текстом и данными

38. Отбор

39. Сортировка

40. Проверка записей в ячейках

41. Разрешение вопросов, связанных с данными на листах


Использование Microsoft Excel  при работе в Интернете


42. Публикация данных Microsoft Excel в Интернете

43. Загрузка и анализ данных из Интернета

44. Работа с гиперссылками

45. Работа с веб-папками

46. Автоматизация содержимого веб-страниц

47. Работа с файлами и узлами FTP

48. Разрешение вопросов по использованию Microsoft Excel при работе в Интернете


Импорт данных


49. Импорт данных

50. Работа с данными OLAP

51. Создание и выполнение запросов

52. Настройка Microsoft Query и источников данных

53. Работа с внешними данными на листе

54. Разрешение вопросов, связанных с внешними данными


Анализ и управление данными


55. Автоматический расчёт итоговых данных

56. Структуризация данных

57. Консолидация данных

58. Анализ данных с помощью свободных таблиц и отчётов

59. Создание и удаление свободных таблиц и отчётов

60. Настройка вида и разметки свободных таблиц

61. Печать свободных таблиц

62. Создание свободных таблиц с помощью групповых операций и формул

63. Извлечение и обновление данных

64. Выполнение анализов "что-если" для данных на листах

65. Анализ таблиц данных

66. Процедура поиска решения

67. Работа со сценариями

68. Разрешение вопросов, связанных с анализом и управлением данными


Создание и использование форм


69. Создание и использование форм

70. Создание форм

71. Использование форм

72. Разрешение вопросов, связанных с созданием и использованием форм


Создание и исправление формул


73. Создание формул

74. Использование ссылок

75. Формулы массивов

76. Имена и заголовки

77. Условные формулы

78. Формулы даты и времени

79. Математические формулы

80. Текстовые формулы

81. Формулы сравнения

82. Финансовые формулы

83. Создание связей

84. Управление расчётами

85. Исправление формул

86. Работа с Евро

87. Разрешение вопросов, связанных с созданием и исправлением формул


Работа с функциями


88. Справка по функциям

89. Внешние функции

90. Инженерные функции

91. Информационные функции

92. Логические функции

93. Математические функции

94. Статистические функции

95. Текстовые функции и функции обработки данных

96. Финансовые функции

97. Функции баз данных

98. Функции даты и времени

99. Функции просмотра


Работа с рисунками и диаграммами


100. Работа с рисунками и диаграммами

101. Создание фигур, линий, полулиний и других графический объектов

102. Форматирование графических объектов

103. Добавление текста и особых текстовых эффектов

104. Группировка, выравнивание и перемещение графических объектов

105. Работа с импортированными рисунками и картинками

106. Работа со схемами и организационными диаграммами

107. Разрешение вопросов, связанных с графическими объектами и рисунками


Работа с диаграммами


108. Создание диаграмм

109. Отображение диаграмм

110. Работа с маркерами данных, подписями значений и текстом

111. Редактирование данных в диаграмме

112. Планки погрешностей и линии тренда

113. разрешение вопросов , связанных с диаграммами


Система безопасности


114. Защита от вирусов

115. Цифровые подписи и сертификаты

116. Защита книг и листов

117. Обеспечение конфиденциальности

118. Разрешение вопросов, связанных с безопасностью


Совместная работа


119. Работа с общими книгами

120. Отправка данных на рецензию

121. Отслеживание изменений

122. Пометка и просмотр изменений

123. Слияние книг

124. Работа с примечаниями

125. Работа с обсуждениями

126. Проведение собраний по сети

127. Взаимодействие Microsoft Excel и Lotus Notes

128. Разрешение вопросов, связанных с совместной работой


Доступ к данным совместно с другими программами


129. Доступ к данным совместно с другими программами

130. Обмен данными между Microsoft Excel, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint

131. Обмен данными между Microsoft Excel и Microsoft Access

132. Взаимодействие между Microsoft Excel  Microsoft outlook

133. Разрешение вопросов, связанных с совместным доступом к данным


Рукописный текст и речь


134. Распознание рукописного текста и речи

135. Обработка рукописного текста

136. Распознавание рукописного текста на восточно-азиатских языках

137. Обработка речи

138. Разрешение вопросов, связанных с распознаванием рукописного текста и речи


Смарт-теги


139. Использование смарт-тегов

140. Разрешение вопросов, связанных со смарт-тегами


Автоматизация задач


141. Работа с макросами

142. Разрешение вопросов, связанных с автоматизацией задач

 

Сохранение и закрытие файлов

О восстановлении документов

Если приложение Microsoft Office обнаруживает неполадку и перестает отвечать на запросы, его можно закрыть, сохраняя некоторый контроль над данными. Файлы, над которыми велась работа, проверяются на наличие ошибок, а содержащиеся в них данные восстанавливаются, если это возможно. Однако в некоторых случаях восстановить данные совсем не удается.

В области задач Восстановление документов отображается список всех файлов, которые были восстановлены, когда приложение перестало отвечать на запросы.

После имени файла отображается индикатор состояния, показывающий, что было сделано с файлом при его восстановлении.

Индикатор состояния Описание
[Исходный] Исходный файл в том виде, в каком он был в последний раз сохранен вручную
[Восстановленный] Файл, восстановленный в процессе восстановления или сохраненный в процессе автосохранения

Область задач Восстановление документов позволяет открывать файлы, просматривать результаты восстановления, а также сравнивать восстановленные версии. После этого можно сохранить лучшую версию и удалить остальные версии, либо сохранить все открытые файлы для последующего просмотра.

Дополнительная защита файлов

Для большей защиты данных можно использовать средство автовосстановления, периодически сохраняющее временную копию файла, над которым ведется работа. Для восстановления данных после сбоя питания или подобной аварии следует заранее включить средство автовосстановления. По умолчанию средство автовосстановления сохраняет файл каждые 10 минут, однако этот интервал можно изменить. Например, интервал в 5 минут обеспечивает восстановление большего количества данных, чем 10-минутный интервал.

Если при включенном автовосстановлении приложение Microsoft Office перестало отвечать на запросы, и имеются открытые файлы, можно воспользоваться диалоговым окном Восстановление приложений Microsoft Office, а восстановленные файлы будут отображены в области задач Восстановление документов. Данные в этих файлах находятся в том состоянии, какое они имели на момент последнего сохранения файла средством автовосстановления. Автовосстановление не следует использовать в качестве замены сохранению файлов вручную или их резервному копированию.


О местах для хранения файлов

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

Сохранить можно файл, над которым ведется работа (независимо от того, является он новым или уже был сохранен ранее), либо копию файла под другим именем или в другом расположении. Любой файл можно сохранить в формате HTML (HTML. Стандартный язык разметки, используемый для веб-документов. HTML использует теги, задающие для веб-обозревателей способ отображения элементов страниц, таких как текст и рисунки, а также способ отклика на действия пользователя.), что позволит просматривать и использовать его в Интернете.

Места для хранения файлов

Папка «Мои документы»

При открытии диалоговых окон Открытие документа и Сохранение документа после запуска приложения Microsoft Office по умолчанию отображается папка «Мои документы». В папке «Мои документы» удобно хранить файлы, с которыми ведется работа, такие как документы, электронные таблицы или базы данных. (В Microsoft Windows NT Workstation 4.0 для этого используется папка «Личные».)

Папка «Избранное»

Папка «Избранное» предназначена для хранения ссылок на часто используемые файлы и папки, включая расположенные на удаленных сетевых дисках. Исходные файлы и папки не перемещаются. Вместо этого создаются ссылки на них. Хранение ссылок в папке «Избранное» позволяет быстро получить доступ к любому файлу, и при этом не обязательно запоминать его расположение.

Мое сетевое окружение

Окно «Мое сетевое окружение» используется для сохранения файлов, которые требуется скопировать или опубликовать (Публикация. Сохранение копии файла в формате HTML на веб-сервере.) в папки на файловых серверах сети или веб-серверах. Сохранение файлов на сервере (Сервер. В локальной сети — компьютер, управляющий доступом ко всей сети или ее части, а также к ресурсам сети, таким как принтеры. В Интернете — компьютер, на котором выполняется программное обеспечение веб-сервера, отвечающее на запросы по протоколу HTTP. Серверы Интернета также называют узлами.) позволяет другим пользователям легко получать к ним доступ. Значок «Мое сетевое окружение» отображается в Windows 2000, Windows Millennium Edition. В Windows 98 и Windows NT 4.0 для работы с файлами на файловых серверах сети и веб-серверах используются значки «Сетевое окружение» и «Веб-папки» соответственно.

Различия между быстрым сохранением и полным сохранением

При быстром сохранении приложение Microsoft Office сохраняет только внесенные в файл изменения. Это занимает меньше времени, чем полное сохранение, при котором измененный файл сохраняется полностью. Полное сохранение, в свою очередь, требует меньше дискового пространства, чем быстрое сохранение. Для окончательного сохранения файла по завершении работы с ним следует выполнять полное сохранение.


Изменение формата файлов, используемого по умолчанию для сохранения книг

По умолчанию книги сохраняются в формате текущей версии Microsoft Excel. Если необходимо работать с более ранними версиями Microsoft Excel или с другими электронными таблицами, то существует возможность изменения этого формата.

  1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Переход.

  2. Выберите нужный формат файла из списка Сохранять файлы Excel как.

Примечания

  • После установления стандартного формата файлов все книги будут сохраняться в этом формате, если только при сохранении книги в диалоговом окне Сохранить как не будет указан другой формат.

  • При сохранении книги в формате файла предыдущей версии Microsoft Excel или других программ электронных таблиц некоторые свойства и параметры форматирования могут быть недоступны.


Изменение интервала сохранения для автоматического восстановления файлов

  1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение.

  2. Установите флажок автосохранение каждые.

  3. В поле минут укажите нужный интервал сохранения файлов приложением Microsoft Office.

Примечание.  Не используйте автовосстановление в качестве замены обычному сохранению файлов нажатием кнопки Сохранить на панели инструментов Стандартная.


Удаление файла в библиотеке документов

  1. В любом приложении Microsoft Office XP откройте меню Файл, а затем выберите команду Открыть.

  2. Чтобы открыть список ярлыков для веб-серверов, выполните одно из следующих действий.

    В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition нажмите кнопку Мое сетевое окружение.

    В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98 нажмите кнопку Веб-папки.

  3. Если ярлык для веб-узла группы, на котором находится библиотека документов, содержащая нужный файл, уже создан, дважды щелкните этот ярлык.

    Если ярлык для нужного веб-узла группы еще не создан, его необходимо создать.  

    Инструкции

    В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition

    1. Дважды щелкните значок Новое место в сетевом окружении.

    2. Выберите параметр Создание ярлыка для узла, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Введите адрес URL веб-сервера.

    4. Введите имя ярлыка для веб-узла группы, а затем нажмите кнопку Готово.

    В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98

    1. Дважды щелкните значок Добавить веб-папку.

    2. Выберите параметр Создание ярлыка для веб-папки, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Введите адрес URL веб-сервера.

    4. Введите имя ярлыка для веб-узла группы, а затем нажмите кнопку Готово.

  4. Дважды щелкните библиотеку документов, содержащую файл, который требуется удалить.

  5. Выделите файл, который требуется удалить, а затем нажмите кнопку Удалить .

Совет

Если файл, удаленный из библиотеки документов, по-прежнему отображается в списке, нажмите кнопку Обновить в веб-обозревателе.


Вывод диалогового окна сведений при сохранении книги

  1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем откройте вкладку Общие.

  2. Установите флажок Предлагать заполнение свойств файла.


Восстановление файлов

  1. Если используемое приложение Microsoft Office не отвечает на запросы, восстановите его.

    Инструкции

    1. В меню Microsoft Windows Пуск последовательно выберите команды Программы, Средства Microsoft Office и Восстановление приложений Microsoft Office.

    2. В списке Приложение выберите приложение или документ, которые не отвечают на запросы.

    3. Выполните одно из следующих действий:

      • чтобы выполнить попытку восстановления файлов, над которыми велась работа, нажмите кнопку Восстановить приложение или Перезапустить приложение;

      • если требуется просто закрыть приложение, утратив последние внесенные в файлы изменения, нажмите кнопку Завершить приложение.

    4. Можно отправить в корпорацию Майкрософт отчет об ошибке, приведшей к возникновению проблемы, который будет использован для улучшения будущих версий приложения. Нажмите кнопку Отправить отчет или Не отправлять.

  2. Откройте приложение Microsoft Office.

  3. Просмотрите список файлов в области задач Восстановление документов и решите, какие из них следует оставить.

    Инструкции

    • Файлы, в заголовках которых содержится слово [Восстановленный], как правило содержат более поздние изменения, чем файлы, в заголовках которых содержится слово [Исходный].

    • Если требуется просмотреть, какие элементы в файле были восстановлены, наведите указатель на имя файла в области задач Восстановление документов, щелкните стрелку рядом с именем файла, а затем выберите команду Показать восстановленные элементы.

    • Если требуется просмотреть восстановленные версии, откройте все версии и сохраните лучшую.

  4. В области задач Восстановление документов наведите указатель на имя каждого файла, который требуется сохранить, щелкните стрелку рядом с именем файла, а затем выполните одно из следующих действий:

    • чтобы начать работу с файлом, выберите команду Открыть;

    • чтобы сохранить файл, выберите команду Сохранить как, а затем введите имя для файла. По умолчанию файл сохраняется в той же папке, что и исходный файл. При использовании имени исходного файла исходный файл заменяется. При выводе сообщения с вопросом, следует ли заменить существующий файл (со всеми изменениями, внесенными на момент его последнего сохранения), нажмите кнопку Да.

  5. Открыв или сохранив все файлы, которые требуется оставить, нажмите кнопку Закрыть в области задач Восстановление документов.


Сохранение файла

  • В меню Файл выберите команду Сохранить.

Примечание.  При первом сохранении файла необходимо задать для него имя.

Сохранение копии файла

  1. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

  2. В поле Имя файла введите новое имя для файла.

  3. Нажмите кнопку Сохранить.

    Совет

    Чтобы сохранить копию в другой папке, выберите другой диск в раскрывающемся списке Папка и/или другую папку в списке папок. Чтобы сохранить копию в новой папке, нажмите кнопку Создать папку .

Сохранение файла в другом формате

  1. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

  2. В поле Имя файла введите новое имя для файла.

  3. Раскройте список Тип файла, а затем выберите формат, в котором требуется сохранить файл.

  4. Нажмите кнопку Сохранить.

Автоматическое сохранение файлов во время работы

  1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение.

  2. Установите флажок автосохранение каждые.

  3. В поле минут укажите нужный интервал сохранения файлов. Чем чаще сохраняются файлы, тем больше данных можно восстановить в случае падения напряжения или подобной аварии во время работы над файлом.

Примечание.  Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый файл обычным способом. Если открытый файл восстановления не сохранить, он удаляется с потерей всех несохраненных изменений. При сохранении файл восстановления заменяет собой исходный файл (если не было задано новое имя файла).

Повышение скорости сохранения файлов

  1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение.

  2. Чтобы сохранять только внесенные в файл изменения, установите флажок разрешить быстрое сохранение, а затем продолжайте работу над файлом, периодически выполняя сохранение.

  3. Чтобы сохранить файл полностью, снимите флажок разрешить быстрое сохранение по завершении работы над файлом, а затем сохраните файл. Для выполнения полного сохранения этот флажок


Сохранение файла в библиотеке документов

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

  1. В любом приложении Microsoft Office XP откройте меню Файл, а затем выберите команду Сохранить как.

  2. Чтобы открыть список ярлыков для веб-серверов, выполните одно из следующих действий.

    В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition нажмите кнопку Мое сетевое окружение.

    В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98 нажмите кнопку Веб-папки.

  3. Если ярлык для нужной библиотеки документов уже создан, дважды щелкните его. 

    Если ярлык для нужной библиотеки документов еще не создан, его необходимо создать. 

    Инструкции

    В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition

    1. Дважды щелкните значок Новое место в сетевом окружении.

    2. Выберите параметр Создание ярлыка для узла, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Введите адрес URL веб-сервера.

    4. Введите имя ярлыка для веб-узла группы, а затем нажмите кнопку Готово.

    В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98

    1. Дважды щелкните значок Добавить веб-папку.

    2. Выберите параметр Создание ярлыка для веб-папки, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Введите адрес URL веб-сервера.

    4. Введите имя ярлыка для веб-узла группы, а затем нажмите кнопку Готово.

  4. Дважды щелкните библиотеку документов, в которой требуется сохранить файл.

  5. В поле Имя файла введите имя для файла (или оставьте текущее имя файла), а затем нажмите кнопку Сохранить.

  6. В зависимости от настроек библиотеки документов может быть выведено приглашение ввести сведения о документе. Введите запрошенные сведения в соответствующие поля, а затем нажмите кнопку OK.

Совет

Если файл, добавленный в библиотеку документов, не отображается в списке, нажмите кнопку Обновить в веб-обозревателе.


Сохранение файла на веб-сервере

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

  1. В любом приложении Microsoft Office откройте меню Файл, а затем выберите команду Сохранить как.

  2. Чтобы открыть список ярлыков для веб-серверов, выполните одно из следующих действий.

    В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition нажмите кнопку Мое сетевое окружение.

    В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98 нажмите кнопку Веб-папки.

  3. Если ярлык для папки на веб-сервере, содержащей файл, который требуется открыть, уже создан, дважды щелкните его.

    Если ярлык для веб-сервера еще не создан, его необходимо создать. 

    Инструкции

    В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition

    1. Дважды щелкните значок Новое место в сетевом окружении.

    2. Выберите параметр Создание ярлыка для узла, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Введите адрес URL веб-сервера.

    4. Введите имя ярлыка для веб-сервера, а затем нажмите кнопку Готово.

    В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98

    1. Дважды щелкните значок Добавить веб-папку.

    2. Выберите параметр Создание ярлыка для веб-папки, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Введите адрес URL веб-сервера.

    4. Введите имя ярлыка для веб-сервера, а затем нажмите кнопку Готово.

  4. В поле Имя файла введите имя для файла (или оставьте текущее имя файла). 

  5. Дважды щелкните папку, в которой требуется сохранить файл, а затем нажмите кнопку Сохранить.


Сохранение файла книги в другом формате

Внимание! При сохранении книги Microsoft Excel в другом формате все свойства, специфичные для книг Microsoft Excel, будут утеряны.

  1. Откройте книгу, которую нужно сохранить для использования в другом приложении.

  2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

  3. Введите новое имя книги в поле Имя файла.

  4. Выберите формат файлов, с которым может работать другое приложение, из списка Тип файла.

  5. Нажмите кнопку Сохранить.


Сохранение книг в упорядоченной рабочей области

При открытии файла рабочей области (Файл рабочей области. Файл, сохраняющий сведения об отображении открытых книг, чтобы позже можно было возобновить работу с теми же размерами и положениями окон, областями печати, масштабом и другими параметрами отображения. Файл рабочей области не содержит включенные в нее книги.) открываются все книги, сохраненные в рабочей области.

  1. Откройте книги, которые требуется сохранить в рабочей области.

  2. Измените размеры окон книг и расположите их так, как они должны отображаться при открытии рабочей области.

  3. Выберите команду Сохранить рабочую область в меню Файл.

  4. В поле Имя файла введите имя файла.

Совет

Чтобы открывать эти книги при каждом запуске Microsoft Excel, сохраните файл рабочей области в папке XLStart, расположенной в папке Microsoft Excel. В папке XLStart следует сохранять только файл рабочей области, а не сами файлы книг.

 

Веб-узел  Microsoft Office                                      Microsoft Press                                       Служба технической поддержки Майкрософт

Hosted by uCoz