Например, если пользователи рабочей группы одновременно работают с несколькими проектами и им требуется знать общее состояние работ, они могут использовать список в общей книге, куда каждый пользователь регулярно вводит строку информации для каждого проекта.

Создание общей книги

Автор книги делает ее общей, вводя и форматируя необходимые данные. Книга сохраняется как общая и помещается на сетевой диск (не на веб-сервер), доступный другим пользователям.

Применительно к недоступным возможностям. Поскольку некоторые возможности Microsoft Excel можно рассмотреть или использовать, но невозможно изменить после открытия совместного доступа к книге, следует настроить эти возможности перед тем, как сделать книгу общей.

Следующие возможности нельзя изменить после того, как книга стала общей: объединение ячеек, условные форматы, проверка данных, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, итоги, таблицы данных, отчеты сводной таблицы, защита книги и листов, макросы.

Выполнение настроек, влияющих на всех пользователей. При открытии совместного доступа к книге можно настроить некоторые возможности общего доступа. Например, можно выбрать место для хранения журнала изменений за 30 дней (устанавливается по умолчанию), или за больший или меньший период времени.

Работа в общих книгах

После открытия общей книги данные можно вводить и изменять так же, как и в обычной книге. Тем не менее, существует несколько отличий.

Просмотр изменений, внесенных другими пользователями. Каждый раз при сохранении общей книги в нее заносятся изменения, сохраненные другими пользователями за период, прошедший с момента последнего сохранения книги на данном компьютере. Для просмотра изменений, вносимых пользователями в общую книгу, следует использовать автоматическое обновление, производимое через заданные промежутки времени, при этом можно сохранять книгу самостоятельно.

Устранение конфликтов. При сохранении изменений, внесенных в общую книгу, у другого пользователя, одновременно редактирующего книгу, могут иметься сохраненные изменения в тех же ячейках. В этом случае возникает конфликт изменений и появляется диалоговое окно разрешения конфликтов, позволяющее выбрать, чьи изменения следует сохранить.

Хранение личных представлений и установок. Microsoft Excel сохраняет представления общей книги, которые включают, например, отображаемый лист и установки масштаба. По умолчанию представление включает все параметры фильтра и печати; кроме того, можно использовать исходные параметры фильтров и печати. Каждый раз при открытии общей книги в Microsoft Excel она отображается с действующим представлением, так что каждый пользователь может иметь свои собственные параметры отображения.

Согласование конфликтующих изменений в общих книгах

1 --- Валентин вводит 12 и сохраняет книгу

2 --- Затем Иван вводит 50 и сохраняет книгу

3 --- Перед Иваном возникает диалоговое окно с сообщением о конфликте

Конфликт возникает, когда два пользователя одновременно вносят изменения, влияющие на одну ячейку, в одну общую книгу и сохраняют их. Microsoft Excel может сохранить только одно изменение в этой ячейке. Когда второй пользователь пытается сохранить книгу, Microsoft Excel отображает диалоговое окно Возник конфликт доступа.

Разрешение конфликта

Кто может разрешить конфликт. Все пользователи, одновременно вносящие изменения в общую книгу, обладают равными правами при их сохранении или отмене. Диалоговое окно Возник конфликт доступа появится перед пользователем, который последним попытается сохранить конфликтующее изменение.

Причины, по которым изменения могут влиять на остальные изменения. Например, принятие изменения, удаляющего строку или столбец, может повлиять на остальные изменения, связанные с этими строкой или столбцом. При удалении строки или столбца удаляются и все введенные или измененные в них данные, что влияет на дополнительные элементы и изменения.

Что происходит с несохраненными изменениями. Отмененные изменения, в том числе записи всех дополнительных изменений, имевших место, вносятся в журнал отслеживания изменений. В листе изменений сохраненные конфликтующие изменения помечаются типом «выигрыш» в столбце «Действие». Номера строк в столбце «Действие» обозначают строки со сведениями о конфликтующих изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.

Если вы передумали. Отобразив на экране лист изменений, можно просмотреть информацию об изменениях. При этого можно снова внести изменения или, если изменения связаны с удаленными данными, скопировать данные из листа изменений обратно на прежнее место.

Как предотвратить конфликты

Разработка общих книг с защитой для пользователя. Перед открытием общего доступа к книге используйте команду Защитить лист (меню Сервис, подменю Защита), чтобы определить полномочия на ввод информации в отдельную область на листе для каждого пользователя. Пользователи смогут вносить изменения только в области, для которых у них есть соответствующие полномочия, но будут иметь возможность получать и просматривать изменения любых областей, что позволит избежать конфликтов.

Назначение рабочей области каждому пользователю. Конфликты возникают только при внесении двумя пользователями изменений, влияющих на одну ячейку. Для упрощения ввода списков Microsoft Excel позволяет нескольким пользователям добавлять данные в строку в конце списка, не создавая при этом конфликты. Если пользователи не вторгаются в области друг друга, конфликт не возникнет, даже если не используется защита листа для задействованных отдельных рабочих областей.

Назначьте одного пользователя разрывающим связи. Если один пользователь часто создает конфликты, отключите диалоговое окно Возник конфликт доступа, чтобы изменения всегда происходили.

Когда следует использовать Microsoft Access. Если требуется более сложная многопользовательская работа с обеспечением безопасности на уровне пользователей и блокировкой записи, преобразуйте лист в базу данных Microsoft Access. Сделать это можно с помощью команды Преобразовать в Access (надстройка AccessLinks). Информация о многопользовательских возможностях Microsoft Access содержится в справочной системе Microsoft Access.

Изменение общей книги

Откройте общую книгу в сети.
Укажите имя пользователя для фиксации внесенных в общую книгу изменений. Для этого в меню Сервис выберите пункт Параметры, перейдите на вкладку Общие и введите имя пользователя в поле Имя пользователя.
Введите и редактируйте данные в обычном порядке. При этом невозможно будет добавлять или изменять следующие элементы: объединенные ячейки, условные форматы, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, итоги, таблицы данных, отчеты сводной таблицы, защиту книги и листов, макросы и выполнять проверку данных.
Установите свои параметры фильтра и печати. Настройки каждого пользователя сохраняются отдельно по умолчанию.

Чтобы параметры фильтра и печати, установленные автором книги, оставались в силе всякий раз при открытии книги, выберите пункт Доступ к книге в меню Сервис, перейдите на вкладку Подробнее и в группе Включить в личное представление снимите флажок параметры печати или фильтры.
Для сохранения внесенных в общую книгу изменений и для просмотра изменений, внесенных в общую книгу другими пользователями со времени последнего сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить .

При появлении диалогового окна Возник конфликт доступа устраните данный конфликт.

Инструкции
Когда два пользователя пытаются сохранить изменения в одной и той же ячейке, у одного из этих пользователей в Microsoft Excel появляется окно Возник конфликт доступа.
1. Прочитайте в окне Возник конфликт доступа сведения обо всех изменениях, сделанных вами, и противоречащих им изменениях, сделанных другими пользователями.
2. Чтобы сохранить ваши изменения или изменения другого пользователя и перейти к следующему конфликтующему изменению, нажмите кнопку Сохранить мои или Сохранить чужие.
  
  Чтобы сохранить все оставшиеся ваши изменения или все оставшиеся изменения других пользователей, нажмите кнопку Сохранить все мои оставшиеся изменения или Сохранить все чужие оставшиеся изменения.
3. Чтобы ваши изменения всегда заменяли чужие изменения, а окно Возник конфликт доступа никогда не появлялось, отключите эту возможность.
  
  Инструкции
  В меню Сервис выберите команду Доступ к книге, а затем откройте вкладку Подробнее.
  
  Выберите вариант ранее сохраненные имеют преимущество.
  
  Нажмите кнопку OK.
4. Чтобы просмотреть, как были разрешены последние конфликты, откройте лист журнала.
  
  Инструкции
  В меню Сервис укажите на пункт Исправления и выберите команду Выделить исправления.
  
  В поле по времени выберите вариант Все.
  
  Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
  
  Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист и нажмите кнопку OK.
  
  Чтобы увидеть столбцы Тип действия и Действие, прокрутите лист изменений вправо.
  
  Сохраненным конфликтующим изменениям соответствует тип действия «выигрыш». Номера строк в столбце Действие обозначают строки со сведениями о конфликтующих изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.
Совет

Чтобы сохранить копию этой книги со всеми вашими изменениями: нажмите в диалоговом окне Возник конфликт доступа кнопку Отмена, выберите в меню Файл команду Сохранить как, а затем введите новое имя файла.

Примечания

Для просмотра списка пользователей, одновременно работающих с книгой, выберите пункт Доступ к книге в меню Сервис и перейдите на вкладку Правка.
Чтобы автоматически обновлять книгу для просмотра изменений, внесенных другими пользователями, выберите пункт Доступ к книге в меню Сервис, перейдите на вкладку Подробнее и в группе Обновлять изменения выберите нужные параметры

Функции, недоступные в общих книгах

Получить доступ к следующим функциям можно только при запрете совместного доступа к книге.

Невозможно использовать общие книги на веб-серверах.

Недоступные функции	Варианты
Вставка или удаление группы ячеек.	Можно вставлять целые столбцы и строки.
Удаление листов.	Нет
Объединение ячеек или разделение объединенных ячеек	Нет
Добавление или изменение условных форматов	Существующие условные форматы продолжают появляться как изменение значений ячейки, но их невозможно изменить или переопределить условия.
Добавление проверки данных или изменение ее параметров	При вводе новых значений проверка ячеек будет продолжаться, но невозможно будет изменить существующие параметры проверки данных.
Создание или изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм	Можно просматривать существующие диаграммы и отчеты.
Вставка или изменение рисунков или других объектов	Можно просматривать существующие рисунки и объекты.
Вставка или изменение гиперссылок	Существующие гиперссылки продолжают работать.
Использование инструментов рисования	Можно просматривать существующие графические и рисованные объекты.
Назначение, изменение или удаление паролей	Существующие пароли остаются в силе.
Защита листов и книг и снятие защиты	Существующая защита остается в силе.
Создание, изменение и просмотр сценариев	Нет
Группировка или структурирование данных.	Можно продолжить использование существующей структуры.
Автоматическая вставка промежуточных итогов	Можно просматривать существующие промежуточные итоги.
Создание таблиц данных.	Можно просматривать существующие таблицы данных.
Создание или изменение отчетов сводных таблиц	Можно просматривать существующие отчеты.
Создание, запись, изменение, просмотр или назначение макросов.	Можно запускать существующие макросы, не связанные с недоступными функциями. Можно записывать действия общей книги в макрос, хранящийся в книге, к которой отсутствует общий доступ.
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4	Нет
Изменение или удаление формул массива	Существующие формулы массива продолжают вычисление.

Подготовка копий книг для просмотра и слияния

Для отправки книги на рецензию по электронной почте необходима установленная и запущенная на локальном компьютере копия Microsoft Outlook или другого клиента электронной почты.

Откройте файл, который планируется отправить другим пользователям на рецензию.
В меню Сервис выберите команду выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка.
Установите флажок Разрешить совместный доступ.
Откройте вкладку Подробнее.
В группе Регистрация изменений выберите вариант хранить журнал изменений в течение. В поле дн задайте количество дней, необходимое на рецензию, внесение исправлений и примечаний в книги, а также возврат и слияние этих копий.
Нажмите кнопку OK и сохраните файл.
В меню Файл укажите на пункт Отправить, а затем выберите команду Сообщение (на рецензию).
В поля Кому и Копия введите имена получателей через точку с запятой.

Чтобы выбрать имена из адресной книги, нажмите кнопку Кому или Копия.
Введите тему в поле Тема, а затем, если требуется, введите или измените описательный текст перед вложением.
Нажмите кнопку Отправить .
Про получении рецензированных копий этой книги сохраните их в одной папке под разными именами.

Удаление пользователя из общей книги

Данная процедура отключает пользователя, имя которого присутствует в диалоговом окне Управление доступом к файлу. Она не запрещает внесение исправлений этим пользователем в данную общую книгу в дальнейшем.

В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка.
В поле Файл открыт следующими пользователями показан список текущих пользователей.

Узнайте у пользователей, которые будут удалены, действительно ли они уже не работают с книгой. Если удалить активного пользователя, его несохраненные изменения будут утеряны.
Выберите имя пользователя, которого требуется удалить, а затем нажмите кнопку Удалить.

Совет

Если пользователь больше не будет работать с общей книгой, можно уменьшить размер книги, удалив персональные параметры просмотра этого пользователя. В меню Вид выберите Представления. В поле Представления выберите представление пользователя и нажмите кнопку Удалить.

Разрешение конфликтующих изменений в общей книге

Когда два пользователя пытаются сохранить изменения в одной и той же ячейке, у одного из этих пользователей в Microsoft Excel появляется окно Возник конфликт доступа.

Прочитайте в окне Возник конфликт доступа сведения обо всех изменениях, сделанных вами, и противоречащих им изменениях, сделанных другими пользователями.
Чтобы сохранить ваши изменения или изменения другого пользователя и перейти к следующему конфликтующему изменению, нажмите кнопку Сохранить мои или Сохранить чужие.

Чтобы сохранить все оставшиеся ваши изменения или все оставшиеся изменения других пользователей, нажмите кнопку Сохранить все мои оставшиеся изменения или Сохранить все чужие оставшиеся изменения.
Чтобы ваши изменения всегда заменяли чужие изменения, а окно Возник конфликт доступа никогда не появлялось, отключите эту возможность.

Инструкции
1. В меню Сервис выберите команду Доступ к книге, а затем откройте вкладку Подробнее.
2. Выберите вариант ранее сохраненные имеют преимущество.
3. Нажмите кнопку OK.
Чтобы просмотреть, как были разрешены последние конфликты, откройте лист журнала.

Инструкции
1. В меню Сервис укажите на пункт Исправления и выберите команду Выделить исправления.
2. В поле по времени выберите вариант Все.
3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист и нажмите кнопку OK.
5. Чтобы увидеть столбцы Тип действия и Действие, прокрутите лист изменений вправо.
  
  Сохраненным конфликтующим изменениям соответствует тип действия «выигрыш». Номера строк в столбце Действие обозначают строки со сведениями о конфликтующих изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.

Совет

Чтобы сохранить копию этой книги со всеми вашими изменениями: нажмите в диалоговом окне Возник конфликт доступа кнопку Отмена, выберите в меню Файл команду Сохранить как, а затем введите новое имя файла.

Отправка запроса на рецензию

Для возможности использования этой процедуры на компьютере должно быть установлено приложение Microsoft Outlook 2002.

Откройте файл, который требуется отправить на рецензию.
В меню Файл укажите на пункт Отправить, а затем выберите команду Сообщение (на рецензию).

Примечания

Если требуется отслеживать исправления рецензента в книге Microsoft Excel, перед отправкой этой книги на рецензию следует сделать ее общей.
Если данный документ хранится на сервере, сообщение будет содержать только ссылку на него.

Совместное использование книги

Создайте книгу, которая должна быть доступна для изменения нескольким пользователям, и введите в нее данные для совместной работы.

Если требуется использовать одну из следующих функций, настройте ее сейчас: объединение ячеек, условные форматы, проверка данных, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, итоги, таблицы данных, отчеты сводной таблицы, защита книги и листов, макросы. Эти функции нельзя включить или изменить после предоставления книги для совместной работы.
В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка.
Установите флажок Разрешить совместный доступ и нажмите кнопку OK.
Если будет предложено, сохраните книгу.
В меню Файл выберите команду Сохранить как и сохраните книгу на сетевом ресурсе, доступном другим пользователям. Используйте для этого сетевую папку, а не веб-сервер.
Проверьте все ссылки на другие книги и документы и при необходимости исправьте их.

Инструкции.
1. Выберите в меню Правка команду Связи.
  
  Отсутствие команды Связи в меню означает, что данный файл не содержит связанных данных.
2. Чтобы обновить состояние всех связей в списке, нажмите кнопку Состояние. При наличии большого количества связей, а также если исходная книга размещена на сетевом ресурсе, а скорость передачи данных по сети мала, обновление может занять значительное время.
3. Проверьте состояние в столбце Состояние, выберите связь, а затем выполните требуемое действие.
  
  OK — никаких действий не требуется, связь работает и отражает последние сведения.
  
  неизвестно — нажмите кнопку Состояние, чтобы обновить состояние всех связей в списке.
  
  неприменимо — данная связь использует протокол OLE или DDE. Состояние связей таких типов в Microsoft Excel проверить невозможно.
  
  Ошибка: источник не найден — нажмите кнопку Изменить и выберите другую книгу.
  
  Ошибка: книга не найдена — нажмите кнопку Изменить, а затем выберите выберите другой лист. Возможно, источник был перемещен или переименован.
  
  Предупреждение: значения не обновлены — нажмите кнопку Обновить. Данная связь не была обновлена при открытии книги.
  
  Предупреждение: источник не пересчитан — нажмите кнопку Открыть и выполните пересчет книги, нажав клавишу F9. Возможно, в книге выбран режим пересчета вручную. Чтобы включить автоматический пересчет, выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Вычисления, а затем выберите вариант автоматически.
  
  Ошибка: имя не определено или обозначает непрямоугольную область — некоторые имена нельзя разрешить, пока не будет открыта исходная книга. Нажмите кнопку Открыть, переключитесь обратно в окно конечной книги и нажмите кнопку Состояние. Если имя так и останется неразрешенным, убедитесь, что оно задано и в нем нет ошибок. Переключитесь в окно исходной книги, а затем в меню Вставка укажите на пункт Имя, выберите команду Присвоить и найдите это имя.
  
  Предупреждение: откройте источник для обновления значений — нажмите кнопку Открыть. Связь нельзя обновить, пока не открыт источник.
  
  Источник открыт — состояние связи проверить нельзя.
  
  Значения обновлены из имяфайла — никаких действий не требуется, значения обновлены.
  
  Ошибка: состояние не определено — Microsoft Excel не удается определить состояние этой связи. Возможно, исходный файл не содержит книг или сохранен в неподдерживаемом формате. Нажмите кнопку Обновить.

Примечания

Все пользователя, которым доступен этот сетевой ресурс, будут обладать полным доступом к этой общей книге, если доступ к ней не ограничен командой Защитить лист (подменю Защита меню Сервис).
Для работы с общей книгой пользователям необходим Microsoft Excel 97 или более поздней версии (для Microsoft Windows) или Microsoft Excel 98 или более поздней версии (для Макинтоша).

Прекращение совместной работы над книгой

Попросите других пользователей сохранить и закрыть общую книгу. В противном случае их несохраненные данные будут утеряны.
После прекращения совместной работы над книгой журнал изменений будет удален. Чтобы сохранить копию этих сведений, напечатайте лист изменений или скопируйте его в другую книгу.

Инструкции
1. В меню Сервис укажите на пункт Исправления и выберите команду Выделить исправления.
2. В поле по времени выберите вариант Все.
3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист и нажмите кнопку OK.
5. Выполните одно или несколько следующих действий:
  - чтобы напечатать лист журнала, нажмите кнопку Печать ;
  - чтобы скопировать журнал в другую книгу, выделите ячейки, которые требуется скопировать, нажмите кнопку Копировать , переключитесь в окно другой книги, выделите ячейку, с которой требуется начать вставку, и нажмите кнопку Вставить .
  Примечание. Текущую версию книги также можно сохранить или напечатать, так как этот журнал не будет относиться к последующим версиям. Например, адреса ячеек, включая номера строк, в скопированном журнале могут уже не соответствовать действительности.
В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка.
Убедитесь, что вы единственный пользователь в списке Файл открыт следующими пользователями.
Снимите флажок Разрешить совместный доступ.

Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить общий доступ к книге, а затем снять этот флажок.

Инструкции
1. Нажмите кнопку ОК, в меню Сервис укажите на пункт Защита и выберите команду Снять защиту общей книги.
2. Введите пароль, если он потребуется, и нажмите кнопку ОК.
3. В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка.
Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.