В Microsoft Excel имеются некоторые средства, которые можно использовать в документах, формах и представлениях Lotus Notes, включая поддержку обмена данными полей Notes/FX и NotesFlow.

Данные Microsoft Excel в Notes

Вставка книг в документы и формы. Для обеспечения обмена данными между Lotus Notes и Microsoft Excel можно вставить книгу Microsoft Excel в качестве внедренного объекта в документ или форму Notes. В документах книга вставляется в качестве внедренного объекта в редактируемое поле RTF. Также можно вставить книгу в качестве внедренного объекта в создаваемую форму Notes. Например, если требуется создать несколько документов Notes, содержащих одну и ту же внедренную книгу, следует вставить внедренную книгу в форму Notes при ее создании. В этом случае внедренная книга уже присутствует во всех новых документах или формах Notes, создаваемых на основе имеющейся формы.

Импорт данных Microsoft Excel в документ или форму. Чтобы включить данные из книги в документ или форму, их можно импортировать. При импорте данных Microsoft Excel в документ или форму копируются только данные. Сама книга не входит в документ или форму и не поддерживает связь с исходной книгой, являющейся источником данных.

Данные Microsoft Excel с обменом данными полей Notes

В полях Notes могут отображаться сведения о свойствах файла Microsoft Excel. Если книга Microsoft Excel вставлена в форму Notes в виде внедренного объекта, в форме Notes можно создать поля, отображающие сведения о свойствах файла книги Microsoft Excel. Максимальное число полей свойств файла из диалогового окна Свойства Microsoft Excel равно числу полей в форме Notes.

Если в документе Notes требуется использовать возможности обмена данными полей Notes/FX, документ уже должен содержать поля Notes/FX, которые необходимы для обмена данными. Невозможно вставить поля в документ Notes, они могут быть вставлены только в форму Notes. При добавлении в форму с внедренной книгой полей Notes/FX все новые документы и формы Notes, создаваемые на основе этой формы, будут обладать возможностями обмена данными полей Notes/FX.

Соответствие полей и свойств. Некоторые свойства однонаправлены: изменения, внесенные во внедренную книгу, отражаются в поле Notes, однако изменения, внесенные в поле Notes, не отражаются во внедренной книге. Например, свойство Создан файла книги Microsoft Excel является однонаправленным полем, соответствующим полю Notes «DateCreated». Изменения свойства Создан в Microsoft Excel автоматически отражаются в поле «DateCreated» документа Notes; однако изменение поля «DateCreated» документа Notes не окажет влияния на свойство Создан файла книги Microsoft Excel.

Некоторые свойства двунаправлены: изменения в книге Microsoft Excel отражаются в поле Notes, а изменения в поле Notes отражаются в книге Microsoft Excel. Двунаправленные поля обновляются во внедренной книге при открытии или активизации книги и в документе Notes при закрытии книги и возврате к документу Notes. Например, «Название» — это двунаправленное поле. При изменении свойства Название файла книги Microsoft Excel изменение отражается в поле «Title» документа Notes, а при изменении поля «Title» документа Notes — в свойстве файла книги Microsoft Excel. Поля, соответствующие дополнительным свойствам файлов книг, задаваемых пользователем, также являются двунаправленными.

Свойства файла можно использовать в представлениях. В Microsoft Excel можно создать свойство файла, связанное с именованным диапазоном ячеек. После этого можно создать соответствующее поле в Notes, чтобы содержимое именованного диапазона появилось в представлении.

Меню NotesFlow Action в книге Microsoft Excel

Lotus NotesFlow представляет собой систему управления документооборотом, обеспечивающую открытое взаимодействие между базами данных Lotus Notes и другими программами, такими как Microsoft Excel, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint. NotesFlow можно использовать для маршрутизации форм, отправки напоминаний, подтверждений запроса и обработки, а также для запуска запланированных пакетных заданий.

Когда Microsoft Excel принимает участие в NotesFlow, слева от меню Окно появляется меню Action. Команды, содержащиеся в меню Action, отражают все возможные действия. Доступные в меню Action команды определяются способом разработки формы Lotus Notes. Если форма Lotus Notes разрабатывается для использования возможностей NotesFlow, объявляются действия, которые будут доступны в других программах, поддерживающих NotesFlow.

Для использования возможностей Lotus NotesFlow необходимо наличие Lotus Notes 4.0 или более поздних версий. Более подробные сведения об использовании Lotus NotesFlow содержатся в документации по Lotus Notes.

Вставка книги в документ или форму Lotus Notes

В Lotus Notes выберите требуемую базу данных.
Выполните шаги, соответствующие используемой версии Lotus Notes.

Lotus Notes 4.x
1. Откройте документ или форму, в которую требуется вставить книгу, и выполните одно из следующих действий.
  
  Документ — в меню Создание выберите форму Lotus Notes, включающую форматируемое поле, доступное для изменения. Щелкните это поле, а затем выберите в меню Создание команду Объект.
  
  Имеющаяся форма — в меню Вид выберите команду Конструктор. Под заголовком Конструктор в области навигации выберите раздел Формы. Дважды щелкните требуемую форму.
  
  Новая форма — в меню Создание укажите на пункт Конструктор и выберите команду Форма.
2. Выполните одно из следующих действий.
  
  Вставьте новую пустую книгу — выберите команду Создание объекта, а затем в списке Тип объекта выберите тип Лист Microsoft Excel.
  
  Внедрите копию имеющейся книги — выберите команду Создание объекта из файла, а затем введите в поле Файл имя книги либо нажмите кнопку Обзор и найдите эту книгу.
3. Выберите один из двух режимов отображения.
  
  Отображение листа — дважды щелкните объект Microsoft Excel, а затем щелкните другой лист.
  
  Отображение значка книги — установите флажок показывать как значок.
Lotus Notes 3.x
1. Откройте документ или форму, в которую требуется вставить книгу, и выполните одно из следующих действий.
  
  Документ — в меню Compose выберите форму Lotus Notes, включающую форматируемое поле, доступное для изменения, и щелкните это поле.
  
  Имеющаяся форма — в меню Design выберите команду Forms, в поле Forms выберите форму, нажмите кнопку Edit, а затем щелкните в позиции, куда требуется вставить книгу.
  
  Новая форма — в меню Design выберите команду Forms, затем нажмите кнопку New (или выберите форму в поле Forms и нажмите кнопку New Copy), а затем щелкните в позиции, куда требуется вставить книгу.
2. В меню Edit укажите на пункт Insert, а затем выберите команду Object.
3. В списке Object Type выберите тип Лист Microsoft Excel.
4. Чтобы изменить способ отображения книги, нажмите кнопку Display Format, выберите требуемый формат, а затем нажмите кнопку OK.
5. Выполните одно из следующих действий.
  
  Вставьте новую пустую книгу — нажмите кнопку OK.
  
  Внедрите копию имеющейся книги — нажмите кнопку Choose File, выберите требуемую книгу из списка, а затем нажмите кнопку OK.
6. Чтобы в документе отображался лист, дважды щелкните объект Microsoft Excel, а затем щелкните другой лист.

Использование данных Microsoft Excel в представлениях Lotus Notes и обмен полями

Отображение данных книги в представлении Lotus Notes

Чтобы данные книги отображались в представлении Lotus Notes, необходимо предварительно назначить этим данным имя, соответствующее имени поля Lotus Notes, куда будут вставлены эти данные, а также создать дополнительные свойства файла, соответствующие свойствам Lotus Notes.

Вставьте книгу Microsoft Excel в документ Notes либо, если документ Notes уже имеет форматируемое поле для связи с этой книгой, создайте форму Notes, включающую книгу.

Инструкции
1. В Lotus Notes выберите требуемую базу данных.
2. Выполните шаги, соответствующие используемой версии Lotus Notes.
  
  Lotus Notes 4.x
  Откройте документ или форму, в которую требуется вставить книгу, и выполните одно из следующих действий.
  
  Документ — в меню Создание выберите форму Lotus Notes, включающую форматируемое поле, доступное для изменения. Щелкните это поле, а затем выберите в меню Создание команду Объект.
  
  Имеющаяся форма — в меню Вид выберите команду Конструктор. Под заголовком Конструктор в области навигации выберите раздел Формы. Дважды щелкните требуемую форму.
  
  Новая форма — в меню Создание укажите на пункт Конструктор и выберите команду Форма.
  
  Выполните одно из следующих действий.
  
  Вставьте новую пустую книгу — выберите команду Создание объекта, а затем в списке Тип объекта выберите тип Лист Microsoft Excel.
  
  Внедрите копию имеющейся книги — выберите команду Создание объекта из файла, а затем введите в поле Файл имя книги либо нажмите кнопку Обзор и найдите эту книгу.
  
  Выберите один из двух режимов отображения.
  
  Отображение листа — дважды щелкните объект Microsoft Excel, а затем щелкните другой лист.
  
  Отображение значка книги — установите флажок показывать как значок.
  Lotus Notes 3.x
  Откройте документ или форму, в которую требуется вставить книгу, и выполните одно из следующих действий.
  
  Документ — в меню Compose выберите форму Lotus Notes, включающую форматируемое поле, доступное для изменения, и щелкните это поле.
  
  Имеющаяся форма — в меню Design выберите команду Forms, в поле Forms выберите форму, нажмите кнопку Edit, а затем щелкните в позиции, куда требуется вставить книгу.
  
  Новая форма — в меню Design выберите команду Forms, затем нажмите кнопку New (или выберите форму в поле Forms и нажмите кнопку New Copy), а затем щелкните в позиции, куда требуется вставить книгу.
  
  В меню Edit укажите на пункт Insert, а затем выберите команду Object.
  
  В списке Object Type выберите тип Лист Microsoft Excel.
  
  Чтобы изменить способ отображения книги, нажмите кнопку Display Format, выберите требуемый формат, а затем нажмите кнопку OK.
  
  Выполните одно из следующих действий.
  
  Вставьте новую пустую книгу — нажмите кнопку OK.
  
  Внедрите копию имеющейся книги — нажмите кнопку Choose File, выберите требуемую книгу из списка, а затем нажмите кнопку OK.
  
  Чтобы в документе отображался лист, дважды щелкните объект Microsoft Excel, а затем щелкните другой лист.
Выполните одно из следующих действий.

В Lotus Notes 4.x щелкните правой кнопкой мыши внедренную книгу в документе или форме, а затем выберите в контекстном меню команду Открыть.

В Lotus Notes 3.x дважды щелкните внедренную книгу в документе или форме.
В Microsoft Excel щелкните лист или диаграмму, содержащую данные, которые требуется использовать в Lotus Notes, а затем выделите эти данные.

Если какие-либо ячейки с данными защищены или содержат формулы, соответствующее поле будет обновляться только в одном направлении — из Microsoft Excel в Lotus Notes. Если изменить данное поле в Lotus Notes, это никак не отразится в Microsoft Excel.
В поле Имя строки формул введите имя и нажмите клавишу ВВОД.
В меню Файл выберите команду Свойства.
Откройте вкладку Прочие.
В поле Название введите название дополнительного свойства файла.
Установите флажок Для объекта.
В поле Значение введите имя, заданное на шаге 4, и нажмите Добавить.
Создайте в форме Lotus Notes соответствующее поле. В поле Имя следует ввести название дополнительного свойства файла Microsoft Excel, а не определенное в Microsoft Excel имя.
Выделите свойства, которые требуется включить в представление. Вдобавок к дополнительным свойствам, можно также включить отображение многих свойств файла книги, таких как название и автор книги.

Обновление полей, использующих возможности обмена данными

Узнайте, являются поля, которые требуется обновить, одно- или двунаправленными.

Следующие поля являются двунаправленными: Название, Тема, Автор, Ключевые слова, Описание, Группа, Учреждение, Категория и дополнительные свойства. Все остальные поля являются однонаправленными.
Выполните одно из следующих действий.

Однонаправленные поля — обновите однонаправленные поля из свойств книги.

Инструкции
1. Выполните одно из следующих действий.
  
  В Lotus Notes 4.x щелкните правой кнопкой мыши книгу Microsoft Excel, вставленную как внедренный объект в документ или форму Lotus Notes, а затем в контекстном меню выберите команду Открыть.
  
  В Lotus Notes 3.x дважды щелкните книгу Microsoft Excel, вставленную как внедренный объект в документ или форму Lotus Notes.
2. В меню Файл Microsoft Excel выберите команду Свойства.
3. Измените данные во всех созданных ранее дополнительных полях свойств файла.
4. Чтобы обновить поля Lotus Notes, связанные с этими полями свойств, сохраните и закройте книгу, а затем вернитесь в окно Lotus Notes.
Двунаправленные поля — воспользуйтесь приведенным выше способом, чтобы обновить двунаправленные поля из свойств книги, либо обновите свойства книги из полей Lotus Notes.

Инструкции
1. В Lotus Notes откройте документ, содержащий поле, которое требуется обновить.
2. Выделите текст в поле, которое требуется обновить.
3. В скобки поля введите новые данные.
4. Дважды щелкните внедренную в документ или форму Lotus Notes книгу Microsoft Excel, чтобы обновить свойства в этой книге.

Соответствие свойств файла книги Microsoft Excel полям Lotus Notes

Свойство книги Microsoft Excel	Поле Lotus Notes – тип данных
Имя файла	Имя файла (всегда пустое)
Папка	Имя файла (всегда пустое)
*Название	Название – Текст
*Тема	Тема – Текст
*Автор	Автор – Текст
*Ключевые слова	Ключевые слова – Текст
*Заметки	Описание – Текст
Шаблон	Шаблон – Текст
*Группа	Группа – Текст
*Учреждение	Учреждение – Текст
*Категория	Категория – Текст
Создан	Создан – Время
Изменен	Изменен – Время
Автор изменений	Автор изменений – Текст
Размер	Размер – Текст
Редакция	Редакция – Число
Общее время правки	Общее время правки – Число
Напечатан	Напечатан – Время
Страниц	Страниц – Число
Слов	Слов – Число
Знаков	Знаков – Число
Абзацев	Абзацев – Число
Строк	Строк – Число
Защита	Защита – Число
Класс документа	Тип – Текст
Название приложения	Название приложения – Текст
*Название дополнительного свойства	Название дополнительного свойства – Текст

* Двунаправленное поле (Двунаправленное поле Lotus Notes обновляется из книги Microsoft Excel и наоборот. Однонаправленное поле Lotus Notes обновляется из книги Microsoft Excel, но не наоборот).