Библиотеки документов представляют собой собрания файлов, предназначенных для общего доступа на веб-узлах групп. Например, можно создать библиотеку рисунков для проекта или библиотеку документов Microsoft Word, содержащих месячные отчеты о ходе работ.

Библиотеки документов можно просматривать в веб-обозревателе, таком как Internet Explorer, или в окне Мое сетевое окружение (Сетевое окружение. Доступные папки на файловых серверах сети, веб-серверах или серверах Exchange 2000. Можно создавать ярлыки для папок сетевого окружения, чтобы работать с содержащимися в них файлами. Некоторые папки сетевого окружения, такие как библиотеки документов, предоставляют возможности, недоступные при работе с локальными папками. ), открываемом из приложений Microsoft Office XP или с рабочего стола Microsoft Windows.

При добавлении или удалении файла из библиотеки документов сервер обновляет на веб-странице ссылки на эту библиотеку, что позволяет любому посетителю веб-узла находить в ней документы. Члены группы веб-узла совместной работы могут подписаться на библиотеку документов и получать уведомления по электронной почте о добавлении или изменении файлов другими членами группы.

При создании библиотеки документов можно указать, какие сведения должны предоставляться авторами при добавлении файлов в библиотеку. Например, в библиотеке документов производственных планов от авторов может требоваться ввод заголовка, заметок о содержимом, а также состояния документа (предварительный или утвержденный). Эти сведения выводятся при просмотре списка содержимого библиотеки документов.

При работе в библиотеке можно открывать и изменять документы с помощью приложений Microsoft Office XP, как если бы они находились в любой другой сетевой или локальной папке.

Для обеспечения согласованного внешнего вида всех документов в библиотеке можно также указать шаблон (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.), который следует использовать при добавлении в библиотеку новых файлов. Этот шаблон можно изменять с помощью приложений Microsoft Office XP, как любой другой шаблон.

Примечания

Библиотеки документов также можно добавлять на любые веб-узлы Microsoft FrontPage, расположенные на серверах с программным обеспечением SharePoint Team Services (Microsoft).
Библиотеки документов, расположенные на серверах с программным обеспечением Microsoft Exchange Server 2000, можно просматривать с помощью Microsoft Outlook.

О веб-узлах группы

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

Веб-узлы группы — это веб-узлы с дополнительными средствами, обеспечивающими возможности совместной работы с файлами, участия в обсуждениях и обмена любыми сведениями для группы пользователей. Из приложений Microsoft Office можно работать с двумя типами веб-узлов группы.

SharePoint Team Services (Microsoft)

Веб-узел группы на базе SharePoint Team Services можно создать с помощью приложения Microsoft Office или веб-обозревателя. Полностью работающий веб-узел можно создать за считанные минуты, даже не владея в совершенстве языком HTML. Программное обеспечение SharePoint Team Services автоматически создает ссылки для перемещения по узлу и поддерживает их в рабочем состоянии. Например, при добавлении на такой узел доски обсуждений сервер добавляет на домашнюю страницу ссылку на эту доску.

Возможности веб-узла группы на базе SharePoint

Библиотеки документов. Обеспечивают совместный доступ к документам для группы пользователей. При добавлении документа в библиотеку он добавляется в список документов на веб-узле группы. Также можно включать шаблоны для любых документов, добавляемых в библиотеку.

Доски обсуждений. Удобный способ обсуждения вопросов, важных для всей группы.

Веб-обсуждения документов. Отслеживание и сохранение заметок в документах без фактического изменения самих документов. Документ отображается в веб-обозревателе, а команды для добавления заметок — на специальной панели инструментов.

Объявления. Отображение последних новостей на домашней странице. Можно задать время и продолжительность отображения сообщений.

События группы. Оповещение членов группы веб-узла совместной работы о предстоящих событиях.

Опросы. Предоставление членам группы веб-узла совместной работы возможности выразить собственное мнение по важным вопросам.

Совместный доступ к избранному. Возможность совместного использования членами группы ссылок на интересующие веб-узлы.

Списки. Создание настраиваемых списков для любых целей.

Подписки. Подписка на документы и папки, позволяющая получать по электронной почте уведомления об их изменении.

Интеграция с приложениями Microsoft Office XP. Открытие, редактирование и сохранение общих файлов непосредственно в приложениях Microsoft Office XP. Из приложений Microsoft Office XP можно даже создавать новые веб-узлы группы.

Обновление с помощью FrontPage. Создание настроенных веб-узлов группы с помощью Microsoft FrontPage.

О создании веб-узлов группы на базе SharePoint

Веб-узлы группы на базе SharePoint можно создавать непосредственно из приложений Microsoft Office XP. Перед созданием веб-узла группы необходимо иметь следующие сведения.

Адрес URL веб-сервера с программным обеспечением SharePoint Team Services, на котором будет расположен веб-узел группы. Обратитесь к поставщику услуг Интернета (Поставщик услуг Интернета. Предприятие, предоставляющее доступ к Интернету для работы с электронной почтой или использования других служб Интернета. Некоторые поставщики услуг Интернета являются международными, предлагая доступ в разных странах, в то время как другие ограничены конкретным регионом.) или администратору сети.
Адрес электронной почты каждого из членов группы, которая будет использовать веб-узел. Просматривать или изменять содержимое узла могут только члены группы.
Права доступа, необходимые каждому из пользователей. Некоторым пользователям можно разрешить редактировать и добавлять документы в библиотеки документов, а другим — только просматривать веб-узел группы. Для предоставления пользователям прав доступа можно назначать им роли. Кроме того, права доступа для каждой роли можно настраивать.

Роли на веб-узле группы на базе SharePoint

Обозреватель.   Просмотр страниц, документов и веб-обсуждений документов.

Участник обсуждения.   Просмотр веб-узла группы и добавление заметок в веб-обсуждения документов.

Автор.   Просмотр страниц, добавление заметок в веб-обсуждения документов, а также добавление или изменение страниц, документов или задач.

Автор с расширенными правами.   Создание содержимого, добавление заметок в веб-обсуждения документов, изменение тем и границ, а также перерасчет гиперссылок.

Управляющий содержимым.   Выполнение еще большего перечня задач, включая управление подписками, списками и веб-обсуждениями документов.

Администратор.   Изменение всего содержимого сервера, а также управление настройками сервера и учетными записями.
Список возможностей веб-узла группы, которые требуется настроить. По умолчанию веб-узлы группы обладают широкими возможностями. Однако может потребоваться внесение некоторых изменений в соответствии с нуждами группы. Например, может потребоваться подготовка списка типов библиотек документов, которые будут создаваться для предоставления общего доступа к таким файлам как рисунки, месячные отчеты и презентации.

Microsoft SharePoint Portal Server

Microsoft SharePoint Portal Server помогает группам управлять документами на протяжении всего цикла создания, проверки и утверждения. Пользователи могут добавлять в документы метаданные, доступные для поиска, а также задавать автоматизированную рассылку документов по электронной почте для утверждения. Microsoft SharePoint Portal Server также обеспечивает возможность гибкого управления кругом пользователей, имеющих доступ к данным. Для управления документами и поиска члены группы используют веб-обозреватели.

Возможности Microsoft SharePoint Portal Server

Контроль версий. Отслеживание вносимых в документ изменений и предотвращение случайной перезаписи документов пользователями. Взятие документа предотвращает его изменение другими пользователями до тех пор, пока документ не будет возвращен. Однако Microsoft SharePoint Portal Server хранит все версии, что позволяет при необходимости просматривать более старые версии документа.

Профили документов. Добавление доступных для поиска сведений о документах, таких как имя автора и заголовок. Можно добавлять пользовательские свойства, такие как номер записи или руководителя проекта, что позволяет записывать дополнительные сведения, упрощающие упорядочение и поиск документов в организации.

Опубликование документов. Предоставление пользователям доступа к документам для поиска или просмотра. Microsoft SharePoint Portal Server поддерживает личные и общие представления (или версии) документов. Перед публикацией версии документа можно создать любое необходимое число черновиков.

Рассылка для утверждения. Обеспечение достаточного рецензирования документа перед его публикацией. Когда автор документа решает опубликовать его, публикация может быть отложена для рассылки документа на рецензирование одному или нескольким пользователям. Утверждающие получают по электронной почте уведомления о необходимости рецензирования документа.

Службы индексирования и поиска. Поиск сведений независимо от их расположения или формата.

Подписки. Подписка на документы, позволяющая получать по электронной почте уведомления об их изменении.

О безопасности узлов на базе Microsoft SharePoint Portal Server

Типы доступа, разрешенные пользователям при работе с узлом, определяются назначенными для них ролями.

Читатель. Просмотр папок и документов на веб-узле группы. В расширенных папках — просмотр папок и общих документов.

Автор. Просмотр папок и документов; добавление, изменение и удаление папок и документов; отправка документов для публикации.

Координатор. Изменение всего содержимого, изменение внешнего вида узла, а также управление настройками сервера и учетными записями.

Утверждающий. Просмотр, редактирование, утверждение или отклонение документов, отправленных на утверждение. Утверждающий может быть читателем, автором или координатором.

Роли назначаются для каждой папки, поэтому в разных папках пользователь может иметь разные роли. Для отдельных документов Microsoft SharePoint Portal Server предоставляет возможность отказа пользователям в доступе.

Создание ярлыка для папки на веб-сервере

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

Прежде чем создавать ярлык для папки на веб-сервере, узнайте у системного администратора или поставщика услуг Интернета адрес URL веб-сервера, на котором можно сохранять файлы.

В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition

В области задач «Создание файла» (Область задач Создание файла. Область окна приложения Microsoft Office, содержащая часто используемые команды для открытия и создания файлов. Название этой области задач зависит от используемого приложения Microsoft Office, например: «Создание документа» в Microsoft Word и «Создание листа» в Microsoft Excel.) любого приложения Microsoft Office XP щелкните ссылку Добавление узла.

Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.
Выберите параметр Создание ярлыка для узла, а затем нажмите кнопку Далее.
Введите адрес URL (URL (Uniform Resource Locator). Адрес, указывающий протокол (такой как HTTP или FTP) и расположение объекта, документа, веб-страницы или другого ресурса в Интернете или интрасети, например: http://www.microsoft.com/.) веб-сервера.
Введите имя для узла, а затем нажмите кнопку Готово.

В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98

В области задач «Создание файла» любого приложения Microsoft Office XP щелкните ссылку Добавить веб-папку.

Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.
Выберите параметр Создание ярлыка для существующей веб-папки, а затем нажмите кнопку Далее.
Введите адрес URL веб-сервера.
Введите имя для узла, а затем нажмите кнопку Готово.

Примечание. Мастер добавления узла, входящий в Microsoft Office, позволяет создавать ярлыки только для папок, расположенных на веб-серверах и серверах FTP. Чтобы создать ярлык для папки на файловом сервере сети, выполните следующие действия:

в Microsoft Windows 2000 и Microsoft Windows Millennium Edition воспользуйтесь мастером добавления в сетевое окружение (запускается из окна «Мое сетевое окружение»);
в Microsoft Windows NT 4.0 и Microsoft Windows 98 воспользуйтесь окном «Сетевое окружение».

Создание веб-узла группы

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

Перед созданием веб-узла группы следует узнать у системного администратора или поставщика услуг Интернета адрес URL (URL (Uniform Resource Locator). Адрес, указывающий протокол (такой как HTTP или FTP) и расположение объекта, документа, веб-страницы или другого ресурса в Интернете или интрасети, например: http://www.microsoft.com/.) веб-сервера с программным обеспечением SharePoint Team Services (Microsoft).

Создайте новый узел.

В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition
1. В области задач «Создание файла» (Область задач Создание файла. Область окна приложения Microsoft Office, содержащая часто используемые команды для открытия и создания файлов. Название этой области задач зависит от используемого приложения Microsoft Office, например: «Создание документа» в Microsoft Word и «Создание листа» в Microsoft Excel.) любого приложения Microsoft Office щелкните ссылку Добавление узла. Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.
2. Выберите параметр Создание узла, а затем нажмите кнопку Далее.
В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98
1. В области задач «Создание файла» любого приложения Microsoft Office щелкните ссылку Добавить веб-папку. Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.
2. Выберите параметр Создание веб-папки, а затем нажмите кнопку Далее.
Введите адрес URL сервера, на котором будет располагаться веб-узел группы.
Введите имя ярлыка для веб-узла группы, а затем нажмите кнопку Далее.
Следуйте инструкциям мастера для настройки веб-узла группы.

Создание веб-узла

Microsoft Office предоставляет два способа создания веб-узлов без использования языка HTML. Можно создать веб-узел группы на базе SharePoint Team Services (Microsoft), либо создать веб-узел с помощью одного из поставщиков услуг Интернета, перечисленных в каталоге средств Microsoft Office в Интернете.

Создание веб-узла группы

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

Перед созданием веб-узла группы следует узнать у системного администратора или поставщика услуг Интернета адрес URL веб-сервера с программным обеспечением SharePoint Team Services (Microsoft).

Создайте новый узел.

В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition
1. В области задач «Создание файла» любого приложения Microsoft Office щелкните ссылку Добавление узла. Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.
2. Выберите параметр Создание узла, а затем нажмите кнопку Далее.
В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98
1. В области задач «Создание файла» любого приложения Microsoft Office щелкните ссылку Добавить веб-папку. Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.
2. Выберите параметр Создание веб-папки, а затем нажмите кнопку Далее.
Введите адрес URL сервера, на котором будет располагаться веб-узел группы.
Введите имя ярлыка для веб-узла группы, а затем нажмите кнопку Далее.
Следуйте инструкциям мастера для настройки веб-узла группы.

Создание веб-узла на сервере поставщика услуг Интернета, включенного в список средств Microsoft Office в Интернете

Перед созданием веб-узла следует выбрать поставщика услуг Интернета из каталога средств Microsoft Office в Интернете.

Примечание. Гиперссылка в данном разделе указывает на ресурс Интернета. Вернуться в окно справки можно в любое время.

Запустите мастер, который автоматически создаст веб-узел и ярлык для него, позволяющий быстро найти этот узел впоследствии.

В Microsoft Windows 2000 или Microsoft Windows Millennium Edition
1. В области задач «Создание файла» любого приложения Microsoft Office щелкните ссылку Добавление узла. Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.
2. Выберите параметр Создание узла, а затем нажмите кнопку Далее.
В Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Windows 98
1. В области задач «Создание файла» любого приложения Microsoft Office щелкните ссылку Добавить веб-папку. Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.
2. Выберите параметр Создание веб-папки, а затем нажмите кнопку Далее.
Введите адрес URL поставщика услуг Интернета, выбранного для размещения веб-узла.
Введите имя ярлыка для веб-узла, а затем нажмите кнопку Далее.
Следуйте инструкциям поставщика услуг Интернета по настройке веб-узла.

Совет

Для создания веб-узлов и настройки многих из описанных выше веб-узлов можно использовать Microsoft FrontPage.

Имена вспомогательных папок для веб-страниц

При сохранении файла в виде веб-страницы все вспомогательные файлы — такие как маркеры, текстуры фона и рисунки — по умолчанию помещаются во вспомогательную папку. По умолчанию вспомогательной папке присваивается имя, состоящее из имени веб-страницы, знака подчеркивания (_), точки (.) или дефиса (-) и слова «files». Слово «files» будет отображаться на языке той версии Microsoft Office, которая использовалась для сохранения файла в виде веб-страницы. Например, если для сохранения в виде веб-страницы файла с именем Page1 использовать голландскую версию Office 2000, то вспомогательной папке будет по умолчанию присвоено имя Page1_bestanden.

Примечание. Если при сохранении веб-страницы снят флажок По возможности использовать длинные имена файлов в окне Параметры веб-документа, то это включает короткие имена файлов (не более восьми знаков плюс трехзначное расширение имени файла) и вспомогательной папке присваивается имя веб-страницы без слова «files».

Используемые по умолчанию имена вспомогательных папок веб-страниц в версиях Office на конкретных языках

Язык	Стандартный суффикс имен вспомогательных папок для веб-страниц
Английский	_files
Арабский	.files
Баскский	_fitxategiak
Болгарский	.files
Венгерский	_elemei
Вьетнамский	.files
Греческий	.files
Датский	-filer
Иврит	.files
Испанский	_archivos
Итальянский	-file
Каталанский	_fitxers
Китайский (традиционное письмо)	.files
Китайский (упрощенное письмо)	.files
Корейский	.files
Латышский	_fails
Литовский	_bylos
Немецкий	-Dateien
Нидерландский	_bestanden
Норвежский	-filer
Польский	_pliki
Португальский	_ficheiros
Португальский (Бразилия)	_arquivos
Румынский	.files
Русский	.files
Сербский (кириллица)	.files
Сербский (латиница)	_fajlovi
Словацкий	.files
Словенский	_datoteke
Тайский	.files
Турецкий	_dosyalar
Украинский	.files
Финский	_tiedostot
Французский	_fichiers
Хорватский	_datoteke
Чешский	_soubory
Шведский	-filer
Эстонский	_failid
Японский	.files