Если не удается найти требуемый источник данных, нажмите в диалоговом окне Выбор источника данных кнопку Создать источник, а затем в списке Выберите тип источника данных, к которому нужно подключиться выберите вариант Дополнительно. Если требуемый источник данных все равно не удается найти, обратитесь к системному администратору или поставщику требуемой базы данных.

Проверьте адрес сервера и сведения о входе.   Перед настройкой источника данных убедитесь, что известен адрес базы в сети и имеется необходимое разрешение на подключение и вход в базу. Получите от администратора базы данных имя для входа, пароль и другие необходимые разрешения, и убедитесь, что предоставленный доступ позволяет правильно осуществить подключение.

Проверьте драйвер.   Прежде всего необходимо проверить, имеется ли для источника данных соответствующий драйвер ODBC или драйвер источника данных. Драйверы ODBC и драйверы источников данных позволяют подключаться к новым базам данных по мере появления соответствующих драйверов. Однако следует убедиться в том, что для используемого типа баз данных установлен соответствующий драйвер.

Убедитесь, что драйвер работает с Microsoft Excel.   В дополнение к драйверам, поставляемым с Microsoft Office, можно использовать драйверы ODBC и источников данных, разработанные сторонними производителями. Перед использованием драйвера стороннего производителя рекомендуется проверить, протестирован ли драйвер с Microsoft Excel. Для некоторых баз данных драйвер, поставляемый с программным обеспечением баз данных, может быть лучшим выбором. Для получения сведений о доступных и рекомендуемых для использования средствах обратитесь к системному администратору базы данных.

Убедитесь в правильной установке драйвера

1. Чтобы просмотреть список доступных драйверов, укажите в меню Данные на пункт Импорт внешних данных и выберите команду Создать запрос.

2. на вкладке Базы данных или Кубы OLAP дважды щелкните пункт Новый источник данных.

3. На шаге 1 в окне Создание нового источника данных введите имя, а на шаге 2 откройте список. Если требуемого драйвера нет с списке, проверьте правильность установки требуемого драйвера ODBC или драйвера источника данных.

Убедитесь, что предоставлена вся информация о конфигурации.   После того, как драйвер установлен и выбран в поле 2 диалогового окна Создание нового источника данных, на третьем шаге создания источника данных необходимо предоставить всю требуемую информацию о конфигурации драйвера. Для получения информации о драйверах, разработанных в корпорации Майкрософт, нажмите кнопку Связь, а затем — кнопку Справка  в диалоговом окне настройки драйвера. Для получения информации о драйверах сторонних производителей обратитесь к справочной системе или документации по драйверу.

Если устанавливается источник данных с драйвером ODBC или драйвером источника данных, поставляемым корпорацией Майкрософт, то для получения сведений о параметрах, которые необходимо установить на шаге 3 диалогового окна Создание нового источника данных, щелкните название драйвера.

Этот источник данных создан в более ранней версии Microsoft Query, чем Microsoft Query 97.

Формат источников данных, созданных в более ранней версии Microsoft Query, чем Microsoft Query 97, отличается от формата более поздних версий. Эти источники данных и запросы можно использовать в более поздних версиях этого продукта, но запросы, созданные с использованием этих источников данных, нельзя использовать совместно. В более ранних версиях Microsoft Query, чем Microsoft Query 97, информация об источниках данных хранится в качестве части операционной системы Microsoft Windows, и эта информация доступна только на том компьютере, где она хранится.

Определите, в какой версии Microsoft Query создан запрос

1. В меню Данные укажите на пункт Импорт внешних данных, а затем выберите команду Создать запрос.

2. В диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку Параметры, а затем установите флажок Источники из реестра в список доступных баз данных.

   Все источники данных, созданные в более ранних версиях Microsoft Query, чем Microsoft Query 97, появятся в диалоговом окне Выбор источника данных; а рядом с именами источников будет отображаться звездочка.

Удалите старые источники данных.   После идентификации источников данных, созданных в более ранних версиях Microsoft Query, на вкладке Базы данных диалогового окна Выбор источника данных выберите источник данных, который требуется удалить, и нажмите кнопку Удалить.

Создание общие источники данных.   Если требуется организовать совместный доступ к запросам или шаблонам отчетов, использующим данные из внешних баз данных, включенных в старые источники данных, не допускающие совместного использования, создайте новые источники данных для этих баз данных и используйте новые источники данных для создания запросов, файлов запросов и шаблонов отчетов.

Проверьте подключение сетевого диска.   Если база данных находится в общем сетевом каталоге, при настройке источника данных и указании файла базы данных адрес базы данных может быть автоматически записан в источнике данных с указанием подключенного сетевого диска, который использовался системой в тот момент. Например, если база данных называется Inventory.mdb, а диск G подключен к тому сетевому каталогу, в котором хранится эта база данных, в источнике данных адрес базы данных будет записан в виде «G:\public\Inventory.mdb». При попытке использовать этот источник данных или запустить запросы, созданные в этом источнике данных, драйвером ODBC будет выведено сообщение о том, что адрес указан неверно, если диск G не будет подключен к тому же общему сетевому каталогу.

Укажите путь другим способом.   Если для работы используются драйверы Microsoft Access или Microsoft Excel, эту проблему можно устранить, создав новый источник данных. При указании местоположения файла базы данных не следует выбирать подключенный сетевой диск. Вместо этого следует ввести адрес UNC общего сетевого каталога и затем указать файл базы данных. Например, если файл базы данных хранится на сервере Shared, следует ввести \\Shared\public, а затем выбрать файл Inventory.mdb.

Подключите сетевой диск с назначением ему той же буквы до использования источника данных.   При работе с другими драйверами ODBC перед использованием источника данных или выполнением запроса, созданного в этом источнике данных, убедитесь, что к общему сетевому каталогу, где находится база данных, подключен тот же диск, который использовался при создании источника данных.

Изменение форматирования в Microsoft Query не влияет на представление данных в Microsoft Excel.   Используемое форматирование влияет на вид таблицы результатов только в Microsoft Query. После возврата данных в Microsoft Excel изменения элементов форматирования, сделанные в Microsoft Query (например, скрытие полей, изменение ширины столбца, высоты строк, шрифта, стиля или размера текста) не отображаются.

Сохраняйте форматирование Microsoft Excel после обновления данных.   При каждом обновлении диапазона внешних данных существующие данные в Microsoft Excel заменяются новыми данными. При этом удаляются все структуры и промежуточные итоги. Чтобы сохранить автоматическое форматирование, но не сортировку или организацию структуры, для области результатов запроса нажмите кнопку Свойства диапазона данных   на панели инструментов Внешние данные  и убедитесь, что в группе Отображение данных  установлен флажок автоформат данных.

Копируйте данные для сохранения порядка сортировки.   При каждом обновлении диапазона внешних данных все результаты сортировки пропадают. Если необходимо упорядочить или отформатировать данные внешнего диапазона и сохранить сортировку и форматирование, скопируйте данные, а затем используйте команду Специальная вставка  с параметром значения  для того, чтобы поместить данные на другой лист книги. Далее отформатируйте данные так, как это необходимо. Сортировка и элементы форматирования будут сохранены, но обновление данных станет невозможным, так как лежащий в основе запрос, связанный с внешним диапазоном данных, скопирован не был.

Восстановление сортировки и форматирования с помощью макроса   Чтобы иметь возможность обновления диапазона внешних данных с сохранением сортировки и форматирования, попробуйте создать макрос, предназначенный для форматирования данных области, а затем запустите его после обновления данных. Выберите команду Макрос  в меню Сервис, а затем — команду Запись макроса.  Задайте требуемые параметры и нажмите кнопку ОК. Определите соответствующее форматирование в диапазоне внешних данных. Нажмите кнопку останова макроса  на панели инструментов Остановить запись.

Инструкции 

Проверьте драйвер ODBC.   Возможно, используется несовместимый драйвер ODBC. Если используется драйвер ODBC более ранней версии Microsoft Excel или Microsoft Query, установите драйвер импорта данных последней версии.

Проверьте наличие в системе свободной оперативной памяти.   Возможна нехватка оперативной памяти для получения данных. Чтобы проверить это в Microsoft Windows 2000, переключитесь на рабочий стол. Щелкните правой кнопкой мыши значок Мой компьютер, выберите команду Свойства, а затем — вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку Параметры быстродействия, а затем — кнопку Изменить чтобы просмотреть, какой процент памяти свободен. Для освобождения памяти попробуйте закрыть ненужные документы и приложения.

Проверьте, обрабатывает ли Microsoft Excel запросы других приложений.   В Microsoft Excel может быть установлен флажок Игнорировать DDE-запросы от других приложений  Этот параметр может препятствовать другим программам, включая Microsoft Query, организовывать динамический обмен данными(DDE) с Microsoft Excel. Выберите команду Параметры  в меню Сервис, а затем откройте вкладку Общие. Убедитесь, что в группе Параметры  флажок Игнорировать DDE-запросы от других приложений снят. После этого снова запустите запрос.

Определите, сколько требуется места на диске.   Создаваемый запрос временно помещается на жесткий диск. Как правило, необходимо иметь минимум от 3 до 5 Mбайт свободного места на диске, чтобы создать временный файл запроса. Чем больше запрос, тем больше требуется свободного дискового пространства. Если свободного места недостаточно, то выполнение запроса либо займет больше времени, либо не будет доведено до конца.

Проверьте свободное дисковое пространство.   Чтобы узнать количество свободного места на диске в Microsoft Windows 2000, переключитесь на рабочий стол Windows, дважды щелкните значок Мой компьютер, затем выберите необходимый диск. Выберите команду Свойства  в меню Файл  Для освобождения места на жестком диске попытайтесь очистить корзину, заархивировать ненужные файлы, удалить их с диска либо удалить компоненты Windows, которые не используются. Для получения более подробных сведений об освобождении дискового пространства смотрите справочную систему Microsoft Windows.

Возможные пути при недостатке места на диске.   Если доступное пространство на диске ограничено, попробуйте выполнить следующие действия.

• Упростите запрос.   Убедитесь, что включены только необходимые для запроса таблицы и поля. Если запрос содержит ненужные таблицы или поля, то удалите их из запроса, чтобы уменьшить размер временного файла.

• Используйте условия для уменьшения размера результирующего набора записей.   Используйте условия для извлечения только определенных записей, а не всех записей из базы данных. Дополнительную информацию можно получить из справочного руководства по Microsoft Query.

• Установите ограничение числа записей, возвращаемых запросом.   Ограничьте число записей, возвращаемых запросом В Microsoft Query, выберите команду Параметры  в меню Редактирование, установите флажок Максимальное число возвращаемых записей в группе Параметры и введите максимальное число возвращаемых записей в поле Записи.

Убедитесь, что приложение Microsoft Query установлено.   Для работы макроса Microsoft Visual Basic на компьютер вместе с Microsoft Query должны быть также установлены объекты данных ActiveX для Visual Basic.

Проверьте источник данных и драйвер.   Убедитесь в том, что для указанного в макросе источника данных используется правильный драйвер ODBC или драйвер источника данных..

Установите и загрузите надстройки ODBC.   Выберите пункт Надстройки (меню Сервис) и установите в соответствующем окне флажок ODBC. Если этот флажок ODBC недоступен, эта надстройка не была установлена вместе с другими компонентами Microsoft Excel или Microsoft Office. В этом случае необходима установка надстройки ODBC.

Проверьте поле со значением даты или времени в исходной базе данных.  Если ожидаемые уровни для измерений даты или времени в исходных данных (созданных в приложении Microsoft Query с помощью мастера создания куба) не отображаются, проверьте поле даты или времени в текущей реляционной базе данных, предоставляющей данные для куба. База данных может хранить даты и время в текстовом формате, который мастер не распознает. Если вы полагаете, что именно это является причиной ошибки, обратитесь к администратору реляционной базы данных, чтобы проверить и исправить формат поля, который должен соответствовать формату времени и даты.

Проверьте верхний уровень измерения.   При добавлении полей даты и времени в качестве нижнего уровня размерности мастер создания куба OLAP не производит автоматического разбиения данных на уровни год/квартал/месяц/неделя и час/минута/секунда. Мастер выполняет эту операцию восстановления, только когда поле, содержащее значение даты или времени, добавляется на верхний уровень нового измерения. Если поле, содержащее значение даты или времени, находится не на самом верхнем уровне, преобразуйте куб данных, открыв файл с расширением .oqy в Microsoft Query, либо обратитесь к лицу, создавшему данный куб, для выполнения соответствующих изменений.

В мастере куба OLAP для полей данных доступны только следующие итоговые функции: СУММ, СЧЕТ, МИН и МАКС.

Создайте отчет непосредственно из записей базы данных.   Если можно упростить и уменьшить запрос, чтобы система могла обработать объем возвращаемых данных, попробуйте отправлять данные из Microsoft Query непосредственно в Microsoft Excel без создания куба. При создании сводной таблицы или отчета сводной диаграммы непосредственно из записей базы данных будет доступно большее число итоговых функций: СУММ, СЧЁТ, СРЗНАЧ, МАКС, МИН, ПРОИЗВЕД, СТАНДОТКЛОН, СТАНДОТКЛОНПА, ДИСП и ДИСПР.

Попробуйте настроить сервер OLAP для базы данных.  Серверный программный продукт, выполняющий операции OLAP, Microsoft SQL Server OLAP Services, позволяет задать более широкий диапазон полей, для которых будет вычисляться итоговая функция, чем клиентское программное обеспечение OLAP, поставляемое вместе с Microsoft Office.

Убедитесь в том, что исходная база данных доступна.   Чтобы изменить куб OLAP, нужно иметь доступ к исходной базе данных на сервере, являющейся источником данных для куба. Убедитесь в том, что эта база данных не была переименована или перемещена в другое место. Убедитесь в том, что сервер доступен, и к нему можно подключиться.

Проверьте изменения в исходной базе данных.   Если при создании куба из реляционной базы данных использовался мастер куба OLAP, таблицы в базе данных могли быть переименованы или удалены, вследствие чего исходные данные для куба стали недоступны. Подключитесь к базе данных в Microsoft Query и проверьте наличие изменений в структуре или схеме базы данных. Если база данных была изменена, возможно, потребуется создать новый куб.

Включенное в куб поле больше недоступно в исходной базе данных.

Проверьте изменения в исходной базе данных.   При работе с файлом автономного куба, созданным на основе базы данных OLAP на сервере, выполните повторное подключение отчета к серверу базы данных, после чего проверьте доступность полей в окне Список полей сводной таблицы. Если поле более недоступно на сервере, можно использовать команду Автономный режим OLAP в меню Сводная таблица, чтобы создать файл автономного куба.

Если куб был создан в Microsoft Query, откройте файл запроса (.dqy), использовавшийся для создания куба, или, если такой файл недоступен, создайте новое соединение с исходной реляционной базой данных. Проверьте доступные поля. Подробные инструкции см. в справке Microsoft Query. Если поля были удалены из базы данных, то можно создать новый куб.

Если в файл куба было включено большое подмножество данных OLAP, его создание может потребовать значительного времени.

• Чтобы отменить сохранение файла, нажмите кнопку Остановить в диалоговом окне создания файла куба.

• Чтобы уменьшить размер файла, исключите данные, отображение которых в отчете не требуется. На шаге 2 мастера автономного куба выберите только нужные измерения и уровни. На шаге 3 выберите только те измерения, которые используются в отчете как поля данных и в каждом измерении исключите ненужные элементы.

Базы данных OLAP предназначены для управления большими объемами подробных данных, и, следовательно, база данных, размещенная на сервере, может занимать значительно больше места на диске, чем имеется на локальном жестком диске. Если для автономного куба данных выбран большой объем данных, свободного места на диске может не хватить.

Освободите место на диске или выберите другой диск.  Попробуйте удалить ненужные файлы с диска, прежде чем сохранять файл куба, или попробуйте сохранить файл на сетевом диске.

Уменьшите объем данных, включаемых в файл автономного куба.   Подумайте, как можно минимизировать объем данных, включаемых в файл, чтобы при этом файл содержал все данные, необходимые для отчета сводной таблицы или сводной диаграммы. Попробуйте выполнить следующие действия.

• Исключите некоторые измерения.  При работе с мастером автономных кубов на шаге 2 выберите только те измерения, которые действительно будут отображаться как поля в отчетах сводной таблицы и сводной диаграммы.

• Исключите некоторые уровни детализации.   На шаге 2 работы с мастером щелкните знак рядом с каждым из выбранных измерений и снимите флажки для уровней более низких, чем уровни, отображаемые в отчете.

• Исключите некоторые поля данных.  На шаге 3 работы с мастером щелкните знак рядом с полем Измерения и выберите только те поля данных, которые будут использоваться в отчете.

• Исключите некоторые элементы данных.   На шаге 3 работы с мастером щелкните знак рядом с каждым из выбранных измерений и снимите флажки для элементов, не отображаемых в отчете.

Не отключайтесь от сервера.  Если были исключены все ненужные данные, однако сохранить файл автономного куба по-прежнему не удается, не разрывайте соединение с сервером OLAP, чтобы отчет был непосредственно связан с базой данных.

Возможно, при создании файла автономного куба были пропущены некоторые данные для полей, используемых в отчете. В результате при изменении отчета ожидаемые данные не отображаются, поскольку они отсутствуют в файле автономного куба.

Используйте команду Автономный режим OLAP в меню Сводная таблица, чтобы выполнить повторное подключение отчета к серверу базы данных и убедиться в том, что в отчете отображаются необходимые данные. Затем внесите изменения в файл автономного куба; убедившись в том, что в автономный куб включены все измерения, поля данных и уровни детализации, которые используются в отчете.

Если в окне Список полей сводной таблицы отображаются поля из реляционной базы данных, использовавшейся для создания куба, то возвращаются данные запроса в Microsoft Excel вместо файла, созданного с помощью мастера создания куба OLAP (.oqy). В этом файле хранится определение куба и доступ к файлу автономного куба (.cub), если такой существует. Если не был определен другой путь для файла .oqy, он был сохранен в папке «мои документы\my data sources» или в папке «winnt\profiles\имя пользователя\my data sources», в зависимости от версии операционной системы Microsoft Windows.

Чтобы данные для отчета брались из нового куба, выполните команду Открыть (меню Файл Microsoft Excel), в списке Тип файлов выберите пункт Файлы запросов (*.dqy), после чего найдите и дважды щелкните мышью нужный файл (.oqy). Если требуется отчет сводной диаграммы, щелкните отчет сводной таблицы, созданный при открытии файла .oqy, а затем нажмите кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов Сводные таблицы.

Кубы, создаваемые на основе баз данных OLAP или реляционных баз данных, не обязательно включают все данные исходной базы данных. В куб включаются только те данные, которые были выбраны в мастере автономного куба или мастере создания куба OLAP.

Подождите, пока не будет завершена загрузка данных.   При изменении отчета сводной таблицы или сводной диаграммы новые данные загружаются из куба данных. При обновлении отчета новые данные загружаются из исходной базы данных, и куб полностью перестраивается. Этот процесс может занять значительное время.

Обратитесь к создателю куба.   Если куб был получен откуда-либо еще, и в окне Список полей сводной таблицы отсутствуют нужные поля или уровни детализации, обратитесь к создателю куба для включения дополнительных данных.

Измените содержимое файла автономного куба.   Если файл автономного куба был создан в Microsoft Excel из базы данных OLAP-сервера, используйте команду Автономный режим OLAP в меню Сводная таблица для изменения файла. Убедитесь в том, что включены все измерения, поля данных и уровни детализации, используемые в отчете.

Проверьте содержимое куба, созданного в Microsoft Query.   Невозможно добавить данные в куб, созданный с помощью мастера создания куба OLAP в Microsoft Query, но можно изменять способ организации куба и удалять данные из куба. Если в кубе отсутствуют необходимые данные, находящиеся в исходной реляционной базе данных, при помощи Microsoft Query можно создать новый куб, который будет содержать нужные поля. В Microsoft Query откройте файл .dqy, использовавшийся для запроса данных для куба OLAP, или создайте новый запрос если такой файл не был сохранен. Добавьте в запрос любые дополнительные поля, а затем используйте команду Создать куб OLAP в меню Файл. Подробные инструкции см. в справке Microsoft Query.

Файл автономного куба или куба, созданного в Microsoft Query, может не подключаться к исходной базе данных для получения новых данных.

Убедитесь в том, что исходная база данных доступна.   Убедитесь в том, что исходная база данных на сервере, которая является источником данных для куба, не была переименована или перемещена в другое место. Убедитесь в том, что сервер доступен, и к нему можно подключиться.

Убедитесь в доступности новых данных.   Выясните у администратора базы данных, обновлялись ли именно те данные, которые должны быть включены в отчет.

Убедитесь в том, что организация базы данных не была изменена.   Структура куба OLAP на сервере или реляционной базы данных, которая является источником данных куба, может измениться. Для доступа к изменившимся данным в этом случае может потребоваться внесение соответствующих поправок в отчет, подготовка нового файла автономного куба или создание куба с помощью соответствующего мастера. Необходимые сведения об имевших место изменениях можно получить у администратора базы данных.

Файл .cub мог быть переименован или перемещен.

Убедитесь в наличии файла.   Если открываемый файл .oqy был получен откуда-либо еще, убедитесь в наличии доступа к файлу .cub.

Установите местонахождение файла.  Если вы пытаетесь подключиться к файлу автономного куба из диалогового окна Настройка автономной работы OLAP, нажмите кнопку Обзор, и укажите размещение файла .cub.

Восстановите соединение с исходной базой данных.   Если невозможно найти файл, то, вероятно, существует возможность восстановить подключение отчета к исходной базе данных OLAP на сервере. Щелкните отчет, выберите команду Автономный режим OLAP в меню Сводная таблица, а затем выберите OLAP при наличии связи. После этого можно создать новый файл автономного куба.